Mandat provisoire du Groupe consultatif externe du bassin de participation des patients et des consommateurs

• Introduction
• Préface
• 1.0 Attributions
• 2.0 Structure hiérarchique et gouvernance
• 3.0 Composition
  • 3.1 Facteurs relatifs à la composition
  • 3.2 Transparence
  • 3.3 Membres spéciaux
  • 3.4 Affiliations et intérêts
  • 3.5 Confidentialité
  • 3.6 Autorisation de sécurité
  • 3.7 Indemnisation
  • 3.8 Frais de déplacement
  • 3.9 Durée
  • 3.10 Processus de démission
  • 3.11 Motifs de congédiement
• 4.0 Rôles et responsabilités
  • 4.1 Rôles et responsabilités des membres
  • 4.2 Rôles et responsabilités du président et du vice-président
  • 4.3 Rôles et responsabilités du secrétariat
  • 4.4 Rôles et responsabilités du secrétaire exécutif
  • 4.5 Médias et communications
• 5.0 Gestion et administration
  • 5.1 Fréquence, type et lieu de réunion
  • 5.2 Ordres du jour et invitations
  • 5.3 Délibérations et rapports du Groupe
  • 5.4 Observateurs
  • 5.5 Invités
  • 5.6 Participation du public
  • 5.7 Examen du Groupe

Introduction

Le bassin de participation des patients et des consommateurs (le « bassin ») est un projet pilote de la Direction générale des produits de santé et des aliments (DGPSA) de Santé Canada. L'objectif est d'établir un mécanisme qui permet aux programmes de la DGPSA d'accéder plus facilement à une plus grande diversité de patients, de consommateurs et de fournisseurs de soins avertis, qui souhaitent participer aux processus de consultation sur divers sujets.

Les membres du bassin recevront de la formation et du matériel éducatif afin de mieux comprendre les rôles et responsabilités de la DGPSA. Cela les aidera à participer de façon plus significative aux consultations.

• Le bassin ne servira pas de groupe de discussion, de groupe de recherche sur l'opinion publique, d'organisme interactif ou de groupe de revendication. Les membres représenteront leur point de vue individuel.

Préface

Le mandat provisoire du Groupe consultatif externe du bassin de participation des patients et des consommateurs respecte la Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes de 2011. Le mandat provisoire sera abordé lors de la première réunion du Groupe consultatif externe.

1.0 Attributions

Le Groupe consultatif externe du bassin de participation des patients et des consommateurs a pour mandat de fournir des conseils au Bureau de la participation des consommateurs et du public (BPCP) de la DGPSA, afin de s'assurer que le bassin est un mécanisme efficace qui encourage une participation significative des patients et des consommateurs dans le cadre des consultations de la Direction générale.

Plus précisément, les membres du Groupe consultatif externe peuvent être sollicités pour fournir des conseils sur :

la diffusion concernant le bassin et le recrutement;

• la qualité et la nature de la formation et d'autres ressources offertes aux participants du bassin;
• l'expérience des participants du bassin, notamment les préoccupations et la satisfaction relativement au fonctionnement du bassin, et l'expérience en matière d'activités de consultation;
• le cadre d'évaluation, les indicateurs de rendement et l'efficacité du bassin quant à l'atteinte des objectifs fixés;
• les changements à la structure, aux activités, aux politiques, etc. du bassin.

Le BPCP conserve le pouvoir décisionnel et la responsabilité du bassin.

2.0 Structure hiérarchique et gouvernance

Le BPCP est représenté par le gestionnaire du bassin de participation des patients et des consommateurs, qui agit à titre de secrétaire exécutif du Groupe consultatif externe. Le Groupe consultatif externe relève directement du directeur du BPCP. Un secrétariat a été créé au sein du BPCP afin de soutenir le bassin et la structure de gouvernance, qui comprend un comité interne formé de représentants de Santé Canada et d'utilisateurs du bassin.

3.0 Composition

Le Groupe consultatif externe est composé de sept (7) à dix (10) membres. Il devrait compter des membres qui en font partie à titre de patients, de consommateurs ou de fournisseurs de soins, ainsi que des membres qui ne font pas partie du bassin et qui représentent le point de vue du patient, du consumer ou du fournisseur (p. ex. représentant d'une organisation non gouvernementale).

3.1 Facteurs relatifs à la composition du Groupe

Au moment de recruter des membres, le BPCP invitera les intervenants de groupes de patients et de consommateurs à formuler des recommandations. Le BPCP s'engage à choisir des membres en fonction du meilleur équilibre possible entre les divers points de vue, afin d'obtenir des conseils pondérés visant l'amélioration du programme.

Les membres seront nommés par le directeur du BPCP à la suite d'un examen des candidatures effectué par un comité de sélection de Santé Canada. Les membres seront choisis en fonction de 1) leur capacité à représenter le point de vue des patients, des consommateurs ou des fournisseurs de soins, 2) leur expérience antérieure au sein de comités, 3) leur expérience ou leur expertise en matière de consultation gouvernementale, et 4) leur volonté et leur disponibilité à participer à des réunions, des téléconférences et des outils de participation en ligne et sur le Web.

De plus, une diversité d'expertise et de points de vue sera recherchée, afin d'obtenir un équilibre idéal entre les points de vue et les conseils qui orienteront le bassin. Il est aussi possible que des membres soient choisis dans des groupes démographiques ou des lieux géographiques particuliers, lorsqu'il y a lieu, pour obtenir cet équilibre.

3.2 Transparence

Le BPCP s'engage à faire preuve de transparence quant au fonctionnement du Groupe consultatif externe. En ce sens, la possibilité d'être membre du Groupe sera offerte à toute entité intéressée. L'appel de candidatures a été envoyé à environ cent (100) organisations de patients et de consommateurs et particuliers, et publié sur le site Web de Santé Canada. Les procès-verbaux, les ordres du jour, le mandat, la biographie des membres (y compris un résumé de l'expertise, de l'expérience, des affiliations et des intérêts) et d'autre documentation seront rendus publics sur le site Web de Santé Canada.

3.3 Membres spéciaux

Le président, le secrétariat et le secrétaire exécutif peuvent convenir d'inviter des membres spéciaux à assister à une réunion en particulier ou à se joindre au Groupe pour une période définie. Les membres spéciaux sont assujettis aux mêmes règles et procédures que les membres ordinaires et peuvent fournir des conseils sur un sujet particulier ou un point à l'ordre du jour. Les membres spéciaux peuvent devoir divulguer leurs affiliations et leurs intérêts et signer un accord de confidentialité.

3.4 Affiliations et intérêts

Pour avoir le droit d'être nommé au Groupe, un candidat doit remplir le formulaire de déclaration des affiliations et des intérêts des membres d'organismes consultatifs.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce formulaire, une fois rempli, devient confidentiel. Le BPCP ne divulguera aucune information sans le consentement du membre. Toutefois, pour pouvoir faire partie du Groupe, le candidat doit autoriser le BPCP à publier sur son site Web un sommaire de l'expertise, de l'expérience, des affiliations et des intérêts résumant l'information du formulaire.

En plus de la publication du résumé, le secrétaire exécutif ou le président doit aussi demander aux membres de déclarer de vive voix leurs affiliations et leurs intérêts pertinents au début de chaque réunion.

Il incombe à chaque membre de mettre à jour sa déclaration par écrit si sa situation personnelle vient à changer. Le BPCP examinera les déclarations avant la nomination et de façon régulière par la suite en cas de mise à jour.

Il est attendu des membres qu'ils se conduisent de manière appropriée, c'est-à-dire qu'il ne peut être dit qu'ils utilisent leur poste à leur avantage personnel ou à celui d'une autre personne, d'une entreprise ou d'une organisation.

3.5 Confidentialité

Le président ou le secrétaire exécutif veille à ce quiconque participe à une réunion, à une discussion téléphonique, à un échange par courriel ou à une autre forme de communication reçoive des consignes claires quant à la confidentialité des délibérations.

Afin d'être en mesure de donner des avis éclairés, les membres du Groupe peuvent recevoir et examiner, lors de leurs réunions, des renseignements provenant de Santé Canada qui sont de nature confidentielle. Quiconque souhaite participer à un organisme consultatif à titre de membre ordinaire, de membre spécial, d'invité, d'observateur ou de personne-ressource doit signer un accord de confidentialité. Cet accord interdit la divulgation de tout renseignement confidentiel obtenu dans le cadre des travaux du Groupe, que ces renseignements aient été obtenus de vive voix ou par écrit. Le BPCP attribue aux renseignements la cote de protection prévue à leur égard aux termes de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

3.6 Autorisation de sécurité

Quiconque souhaite se porter candidat à un comité consultatif externe (CCE) doit obtenir une autorisation de sécurité au moment de sa nomination, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Les membres du Groupe consultatif externe doivent obtenir une autorisation de sécurité de « fiabilité ». Une autorisation de sécurité est valide pour dix (10) ans. Le secrétariat fournit les formulaires requis aux membres.

3.7 Indemnisation

Les membres qui font partie du Groupe consultatif externe le sont à titre bénévole. Conformément à la  Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du Conseil du Trésor, lesmembres peuvent recevoir la même protection que les fonctionnaires fédéraux en matière de responsabilité civile personnelle lorsqu'ils sont exposés à des risques comparables dans l'exercice de leur mandat de membre.

3.8 Frais de déplacement

Les membres sont remboursés des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions pour le Groupe consultatif externe, tels que frais de déplacement et frais d'hébergement, suivant la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.

3.9 Durée

Les membres sont nommés par le directeur du BPCP pour une durée d'un à deux ans, pour un maximum de deux années consécutives. Le président, le secrétaire exécutif et le secrétariat examineront régulièrement la composition du Groupe et formuleront des recommandations à l'intention du directeur du BPCP. Le secrétariat tentera de faire en sorte que les nominations permettent une rotation continue et systématique des membres.

3.10 Processus de démission

Le membre démissionnaire fait part de son intention par un préavis de quatorze (14) jours. Ce préavis doit être donné par écrit et adressé au secrétaire exécutif et au président. Il doit aussi préciser la date de prise d'effet de la démission.

3.11 Motifs de congédiement

Le défaut, par un membre, d'agir suivant le mandat du Groupe peut constituer un motif de congédiement. Le cas échéant, le secrétaire exécutif en informe le membre par écrit, en précisant le motif du congédiement ainsi que sa date de prise d'effet.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Rôles et responsabilités des membres

Les membres du Groupe consultatif externe ont la responsabilité envers Santé Canada et, par extension, la population canadienne, d'offrir leurs avis indépendants et objectifs. Ils doivent aussi :

• être disponibles et préparés à participer à des réunions;
• être disponibles et préparés à participer, au besoin, à une activité de consultation du public liée au mandat du Groupe consultatif externe;
• participer à des discussions visant à conseiller le BPCP;
• aviser le secrétariat et le président de tout changement à la situation de leurs affiliations et intérêts pertinents pour le mandat;
• déclarer de vive voix leurs affiliations et leurs intérêts avant une réunion, s'il y a lieu à la demande du secrétaire exécutif ou du président.

4.2 Rôles et responsabilités du président et du vice-président

En plus d'assumer les responsabilités d'un membre ordinaire, le président remplit les fonctions suivantes :

• superviser et présider les réunions;
• collaborer avec le secrétariat et/ou le secrétaire exécutif au sujet des ordres du jour;
• donner son avis au secrétaire exécutif au sujet de la sélection des membres;
• consulter le secrétaire exécutif avant de mettre un terme à la nomination d'un membre;
• consulter le secrétaire exécutif afin de déterminer s'il y a lieu de limiter la participation d'un membre à une réunion, selon la nature de ses affiliations et intérêts;
• animer les discussions des membres pour répondre aux questions ou demandes de conseils du BPCP;
• s'assurer que tous les membres sont d'accord avec les conseils fournis ou indiquent les désaccords dans le rapport au BPCP;
• préparer et fournir des conseils au BPCP.

Si le président est indisponible, son rôle est assumé par le vice-président; sinon, le vice-président agit comme membre.

Le président est choisi par le directeur du BPCP.

4.3 Rôles et responsabilités du secrétariat

Le secrétariat se trouve au BPCP de la DGPSA. Le secrétariat assure la liaison entre les membres et la Direction générale et agit comme ressource pour les membres. Il fournit un leadership et des conseils stratégiques en matière de gestion du Groupe consultatif externe et collabore étroitement avec le président, le vice-président et le secrétaire exécutif. De plus, le secrétariat :

• coordonne la préparation des ordres du jour et procès-verbaux, des comptes rendus et réunions, et des biographies des membres, et tient à jour toute information au sujet du Groupe consultatif externe, de son mandat et de ses travaux pouvant être publiée sur le site Web de Santé Canada;
• coordonne les processus relatifs à la déclaration des affiliations et des intérêts, aux accords de confidentialité et aux autorisations de sécurité des membres;
• coordonne la préparation de la documentation destinée au Groupe consultatif externe et lui attribue une cote, suivant le niveau de protection prévu aux termes de la Politique sur la sécurité du gouvernement;
• tient à jour la liste des points à traiter aux futures réunions et la liste des candidats;
• coordonne la logistique des réunions, y compris les demandes de remboursement de frais de voyage;
• surveille et évalue le rapport coûts-efficacité du Groupe;
• assume toute autre fonction à l'appui du Groupe consultatif externe.

4.4 Rôles et responsabilités du secrétaire exécutif

Le secrétaire exécutif est le gestionnaire du bassin de participation des patients et des consommateurs qui représente le BPCP. Le secrétaire exécutif collabore étroitement avec le président et le secrétariat. Il rend compte au Groupe, au début de chaque réunion, des prochaines étapes et, le cas échéant, de l'incidence des avis reçus.

Le secrétaire exécutif prépare les ordres du jour, avec la collaboration du président. Toutes les réunions ont lieu à la demande du secrétaire exécutif ou du secrétariat, en consultation avec le président.

4.5 Médias et communications

Il ne devrait pas y avoir de discussion au sujet des travaux du Groupe avec les médias, lors de conférences ou d'autres activités externes. Par contre, s'il y a lieu, cette discussion ne peut être autorisée que par le secrétaire exécutif ou le directeur du BPCP. Le secrétaire exécutif, en consultation avec le président, nomme un membre à titre de porte-parole auprès des médias dans l'éventualité peu probable où si les circonstances l'exigent.

Toutes les demandes des médias relatives aux déclarations ou aux activités du Groupe sont acheminées à Santé Canada, Relations avec les médias, qui coordonne les réponses avec le secrétaire exécutif et le porte-parole désigné auprès des médias.

5.0 Gestion et administration

5.1 Fréquence, type et lieu de réunion

Les réunions en personne ont lieu une fois l'an dans la région de la capitale nationale (RCN). D'autres réunions ou téléconférences peuvent avoir lieu au besoin, à la discrétion du secrétaire exécutif, en consultation avec le président. Des réunions ou téléconférences pourront avoir lieu plus fréquemment au cours de la première année de création du bassin.

5.2 Ordres du jour et invitations

Le secrétaire exécutif préparera l'ordre du jour avec la participation du président.

Toutes les réunions ont lieu à la demande du secrétaire exécutif ou du secrétariat, en consultation avec le président. La participation aux réunions a lieu sur invitation seulement. Le secrétariat envoie les invitations aux réunions. En général, les membres recevront l'ordre du jour et la documentation d'information deux semaines en avance et les présentations cinq jours avant la réunion.

5.3 Délibérations et rapports du Groupe

Les avis du Groupe sont présentés sous forme de comptes rendus. Le Groupe consultatif externe est encouragé à parvenir à un consensus, dans la mesure du possible, lorsqu'il fournit des conseils. S'il est impossible de parvenir à un consensus, le compte rendu de la réunion fera état de la diversité des points de vue.

Les comptes rendus rapportant les principales discussions et les décisions seront préparés par le secrétariat et distribués aux membres pour examen et au président et au secrétaire exécutif pour approbation finale. La version définitive des comptes rendus sera publiée dans le site Web de Santé Canada.

Les procès-verbaux et comptes rendus résument les discussions de façon à rendre compte des avis formulés. Les rapports sont anonymes, en ce sens qu'il n'y a aucune référence aux commentaires formulés par les membres ou le public.

5.4 Observateurs

Des particuliers, des organisations ou des membres du grand public peuvent être invités à titre d'observateurs lors d'une réunion, à la discrétion du secrétaire exécutif. Les observateurs ne donnent pas d'avis sur les points à l'ordre du jour et ne participent pas à la formulation de conseils ou de recommandations à l'intention du BPCP.

5.5 Invités

Une personne qui possède une expertise ou une expérience particulière peut être invitée à donner son avis sur un sujet ou un point précis de l'ordre du jour, à la discrétion du secrétaire exécutif. Les invités ne prennent pas part à la formulation de conseils ou de recommandations à l'intention du BPCP.

5.6 Participation du public

Si le BPCP décide de solliciter l'avis d'un public élargi sur un sujet pertinent pour le mandat du Groupe, le secrétaire exécutif consultera le président au sujet de la procédure à suivre et de l'organisation de l'activité de participation du public. Si un processus de forum public est envisagé, il devra suivre le Document d'orientation sur les forums publics de la DGPSA.

5.7 Examen du Groupe

Le secrétaire exécutif et le président examineront le mandat, les activités, les attributions et la pertinence du Groupe consultatif externe chaque année, afin de s'assurer qu'il répond encore à des besoins réels. Le BPCP conserve la prérogative de dissoudre le Groupe par suite d'un tel examen. Les recommandations en matière d'amélioration seront régulièrement prises en considération.