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Réponse de la direction et plan d'action - Vérification des paiements de transfert à Inforoute Santé du Canada Inc.
mai 2009
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(Version PDF - 66 Ko)| Recommandations | Réponse de la direction :
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Mesures de gestion prévues | Réalisations attendues | Date d'achèvement prévue | Responsables |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Il est recommandé que le SMA de la DGPS élabore et mette en oeuvre un cadre de contrôle intégré du financement versé à Inforoute afin d'assurer que des renseignements opportuns sur les résultats atteints et la conformité globale aux mondalitiés de l'entente de financement sont disponibles et que le Ministère revoie périodiquement sa présence au conseil d'administration d'Inforoute pour gérer comme il se doit tout risque qui en découle. | Acceptée. | La Direction générale a commencé, à la fin de 2007, à établir un cadre de surveillance afin d'appuyer la gestion redditionnelle des ententes de financement avec Inforoute et l'exercice de vérification en a éclairé l'élaboration. Le cadre a été communiqué à Inforoute, ainsi qu'au Bureau de la vérification et de la responsabilisation durant la vérification
En vertu de toutes les ententes de financement, Inforoute doit en outre faire état des résultats atteints. La DGPS veillera en outre à ce que les prochaines ententes de financement incluent d'autres exigences qui obligent Inforoute à faire état de ses résultats, notamment en fournissant plus de détails sur les projets et en présentant des rapports sur les progrès réalisés en fonction du but de l'organisme. Le Ministère reconnaît que la présence de fonctionnaires au conseil d'administration d'organisations tierces présente des risques et des avantages. Le Ministère prend des décisions sur les représentants fédéraux dans chaque cas en tenant compte de la justification stratégique sous-jacente et de la valeur ajoutée de la participation de Santé Canada, des possibilités de conflits de responsabilités et d'intérêts, des risques devant la loi, ainsi que des connaissances générales et spécialisées et du temps qu'il faut consacrer à cette participation. |
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| La DGPS fera le suivi des situations des conflits d'intérêts ou de responsabilités et obtiendra des conseils au besoin dans chaque cas. | Rapport de surveillance renouvelable | Le cadre de surveillance a été approuvé en juin 2008 par le SMA de la DGPS et il est maintenant en place. | CCCD/DGPS | ||
| Inventaire des situations de conflits d'intérêts ou de responsabilités | Activité continue | CCCD/DGPS | |||
| 2. Il est recommandé que le SMA de la DGPS envisage de clarifier avec Inforoute les fonds versés dans le cadre de l'entente de 2007 (400 millions de dollars) quant au soutien pour le maintien du financement des projets existants ou au soutien de nouveaux projets. Dans le même ordre d'idées, il serait utile d'envisager l'établissement de fondements pour déterminer le calendrier des versements des subventions en lien avec le calendrier des montants réclamés par Inforoute et le délai réel lorsque le flux de trésorerie est requis afin de répondre à leurs obligations contractuelles. | Acceptée. | La DGPS affirme que ces fonds peuvent servir à financer de nouveaux projets, ainsi que des phases subséquentes de projets en cours. Ces fonds peuvent en outre servir à des projets prévus dans les programmes existants d'investissement stratégique d'Inforoute, établis par l'organisme pour appuyer l'implantation d'un réseau intégré de solutions DSE compatibles. Ces programmes d'investissement sont les suivants : Registres, Systèmes d'imagerie diagnostique, Systèmes d'information sur les médicaments, Systèmes d'information de laboratoire, DSE interopérable, Télésanté, Surveillance de la santé publique, Innovation et adoption, Infostructure et Accès des patients à des soins de qualité. Les fonds découlant de l'entente de 2007 ne peuvent servir à appuyer des phases de projet approuvées et financées en vertu d'ententes de financement antérieures. La question a été soulevée auprès d'Inforoute qui a accepté à l'automne de 2007 (verbalement) et de nouveau en juillet 2008 au cours de la présente vérification (par courriel). De plus, la DGPS veillera à ce que les prochaines ententes de financement prévoient une disposition qui reflète une interprétation semblable.
L'entente de financement de 2007 présente le calendrier des versements de subventions. Inforoute doit produire une déclaration annuelle des flux de trésorerie et peut aussi demander des fonds supplémentaires au besoin. La DGPS veillera à ce que les prochaines ententes de financement incluent des dispositions supplémentaires sur la présentation de déclarations des flux de trésorerie et le versement des fonds. Plus précisément, il faudra obligatoirement joindre aux déclarations des flux de trésorerie des renseignements détaillés sur chaque projet financé au cours de l'exercice correspondant et qu'Inforoute a attesté qu'elle maintiendra sa pratique courante qui consiste à ne pas verser de fonds aux récipiendaires avant qu'une entente soit signée. |
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| La DGPS reconfirmera officiellement avec Inforoute, par écrit, que les fonds découlant de l'entente de financement de 2007 doivent servir à appuyer de nouveaux projets, ainsi que de nouvelles phases de projets en cours. | Correspondance entre Santé Canada et Inforoute qui confirme par écrit que les fonds découlant de l'entente de 2007 peuvent servir à appuyer de nouveaux projets, ainsi que des phases subséquentes de projets en cours, mais non des phases de projets approuvés et financés en vertu d'ententes de financement antérieures. | Décembre 2009 | CCCD/DGPS | ||
| La DGPS continuera de surveiller l'usage qu'Inforoute fait des fonds afin d'évaluer s'il est conforme à leur utilisation prévue. Dans les prochaines ententes de financement, la DGPS obtiendra d'Inforoute des renseignements qui appuieront davantage ses demandes annuelles de trésorerie - c.-à-d. de l'information visant à s'assurer que les fonds sont demandés coïncident avec les besoins des projets et qu'ils reposent sur les obligations d'Inforoute. | Les prochaines ententes de financement vont refléter officiellement le commun accord selon lequel Inforoute n'utilisera pas de nouveaux fonds pour appuyer des projets approuvés conformément à des ententes de financement antérieures.
Les prochaines ententes de financement comporteront des dispositions obligeant Inforoute à présenter des déclarations des flux de trésorerie plus détaillées et à s'engager à verser des fonds seulement aux récipiendaires avec lesquels il existe une entente écrite. |
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| 3. Il est recommandé que le SMA de la DGPS envisage de demander à Inforoute des renseignements plus détaillés concernant les projets afin d'obtenir un niveau d'assurance raisonnable que les versements des subventions sont fondés sur des projets clairement définis, qui comportent des dépenses engagées et des délais précis. Le SMA de la DGPS devrait également envisager les activités des analyses et de surveillance plus poussées relativement aux projets et aux besoins de trésorerie connexes d'Inforoute, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur les paiements de transfert. | Acceptée. | Comme on l'a signalé dans le cas de la Recommandation no. 1, un cadre de surveillance a été élaboré afin d'appuyer la gestion redditionnelle des ententes de financement avec Inforoute et en place. Le cadre prévoit des procédures, y compris celles qui ont trait à l'évaluation des besoins de trésorerie d'Inforoute et à la surveillance.
De plus, comme on l'a signalé dans les Recommandations nºs. 1 et 2, la DGPS veillera à ce que les prochaines ententes de financement contiennent d'autres dispositions sur la production de rapports et les obligations de joindre des détails supplémentaires aux demandes de trésorerie. |
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| Dans le contexte de la mise en oeuvre continue du cadre de surveillance, la DGPS est en train d'améliorer ses procédures et outils opérationnels pour tout un éventail de responsabilités de surveillance, y compris l'évaluation des besoins de trésorerie. La DGPS consultera des experts ou retiendra leurs services pour l'aider à développer cette capacité au besoin.
Comme on le signale dans la Recommandation no. 2, la DGPS continuera de surveiller l'usage qu'Inforoute fait des fonds et obtiendra d'Inforoute des renseignements qui appuieront davantage ses demandes annuelles de trésorerie. |
Des procédures et outils opérationnels reliés à l'évaluation des besoins en trésorerie d'Inforoute et au versement des paiements des subventions. | De façon continue. | CCCD/DGPS | ||
| 4. Il est recommandé que le SMA de la DGPS surveille l'observation par Inforoute de la disposition sur l'enregistrement des lobbyistes prévu dans l'entente de financement de 2007 et son admissibilité continue, en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert et ses lignes directrices connexes, dans le but d'obtenir un niveau acceptable d'assurance selon lequel les activités de lobbying ne dépassent pas le seuil de l'enregistrement et les salaires du personnel, la rémunération au rendement et toute autre compensation, par Inforoute, ne sont en aucun cas conditionnels ou reliés à la valeur du financement de la subvention. | Acceptée. | Comme on l'a signalé ci-dessus dans le cas de la Recommandation nº. 1, le cadre de surveillance, visant à appuyer la gestion redditionnelle des ententes de financement avec Inforoute, a été créé. Le cadre inclut des procédures de surveillance des activités de lobbying. | |||
| Dans le contexte du cadre de surveillance, la DGPS est en train d'établir des procédures et des outils opérationnels portant sur tout un éventail de responsabilités de surveillance, y compris celle des activités de lobbying. La DGPS consultera des experts ou retiendra leurs services pour l'aider à développer cette capacité au besoin. | Procédures et outils opérationnels portant sur la surveillance des activités de lobbying | Décembre 2009 | CCCD/DGPS | ||
| La DGPS a inclus les dispositions suivantes dans les prochaines ententes de financement :
« Inforoute atteste que les activités individuelles de lobbying menées pour son compte à l'égard de l'obtention de financement sont enregistrées conformément à la Loi sur le lobbying. Dans les 30 jours suivant la fin de chaque exercice, Inforoute fournit au Ministre une attestation écrite d'un agent dûment autorisé d'Inforoute qui atteste qu'Inforoute et toute activité individuelle de lobbying menée pour le compte de celle-ci sont conformes à la Loi sur le lobbying. » La DGPS demandera en outre à Inforoute de décrire comment elle surveille les activités de lobbying et de faire rapport dans une forme prescrite de ses activités de lobbying menées à la fois par des consultants et par des lobbyistes internes. |
Inclusion dans les prochaines ententes de financement de la disposition obligeant Inforoute à produire un rapport annuel sur ses activités de lobbying. | ||||
| 5. Il est recommandé que le SMA de la DGPS encourage Inforoute à mettre en place un processus plus robuste de vérification des demandes de remboursement, un environnement de contrôle plus solide pour les frais de voyages, et à améliorer le suivi des efforts consacrés aux activités de lobbying. | Acceptée. | La DGPS correspondra avec Inforoute pour encourager l'organisme à mettre en oeuvre des procédures plus robustes de vérification des demandes de remboursement, des contrôles plus solides des frais de voyage et à améliorer le suivi des efforts consacrés aux activités de lobbying (voir aussi le suivi à la Recommandation nº. 4). | Correspondance entre Santé Canada et Inforoute et documentation des moyens de contrôle d'Inforoute. | Avril 2009/de façon continue par la suite. | CCCD/DGPS |
| La DGPS tiendra compte des leçons apprises dans les futures ententes de financement. | Inclusion, dans les prochaines, ententes de financement, d'une disposition obligeant Inforoute à produire un rapport annuel sur ses activités de lobbying. |
