Guide de gestion financière standard

Table des matières

1. Renseignements généraux
   1. Objet
   2. Responsabilités du bénéficiaire
   3. Normes générales applicables à la gestion du projet
   4. Autres sources d'aide financière
   5. Types de paiements
2. Démarrage du projet
   1. Date de début
   2. Documents exigés
   3. Documents
   4. Formulaire Budget détaillé
   5. Formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels
   6. Signataires autorisés
3. Finances
   1. Rapports
   2. Virements de fonds entre des postes
   3. Modifications
   4. Sous-traitance
   5. Intérêts
   6. Taxe sur les produits et services (TPS)
   7. Vérifications
   8. Fin d'année financière
4. Fin du projet
   1. Derniers rapports à présenter
   2. Tenue de dossiers
5. Autres renseignements

Annexes

• Annexe 1 Formulaire Budget détaillé
• Annexe 2 Formulaire Fonds de toutes les sources pour le projet
• Annexe 3 Formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels
• Annexe 4 Liste de contrôle pour remplir le formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels
• Annexe 5 Autorisation de déplacement
• Annexe 6 Demande de remboursement de frais de déplacement
• Annexe 7 Formulaire Autorisation de signer des documents financiers
• Annexe 8 Formulaire Demande de virement budgétaire
• Annexe 9 Formulaire Demande de paiement par EDI (Échange de documents informatisés)

1. Renseignements généraux

A. Objet

Le présent guide a pour objet de fournir aux bénéficiaires des lignes directrices concernant :

• la gestion financière des projets financés par la Direction générale de la santé de la population et de la santé publique (DGSPSP);
• la conservation des documents financiers servant à justifier l'emploi des fonds reçus;
• la façon de remplir les divers formulaires nécessaires pour communiquer des données financières relatives à votre projet.

Il est essentiel que tous les documents reflètent exactement les activités du projet et le moment auquel elles sont réalisées. Si vous présentez des formulaires incomplets ou si les documents exigés sont en retard, des paiements de Santé Canada pourraient être retenus.

Si le présent guide ne répond pas à toutes vos questions, vous pouvez vous adresser à Santé Canada.

REMARQUE : Comme le présent guide s'applique à tous les programmes de contribution de la DGSPSP, on y emploie des termes génériques tels que Santé Canada, programme de Santé Canada et bénéficiaire.

B. Responsabilités du bénéficiaire

Les responsabilités financières ou autres de l'organisme bénéficiaire concernant le personnel d'un projet et l'administration du projet sont celles d'un employeur et d'un gestionnaire. Même si, dans certains cas, l'organisme bénéficiaire ne s'acquitte pas lui-même des obligations énoncées ci-dessous, il doit veiller à ce qu'elles soient remplies de façon satisfaisante. Il doit, entre autres :

1. superviser et conseiller le personnel du projet;
2. veiller à ce que soient remplies les fonctions habituelles liées aux ressources humaines et notamment à la paie et aux retenues salariales (Régime de pensions du Canada ou Régime de rentes du Québec, assurance-emploi, impôt sur le revenu et paie de vacances) ainsi qu'aux remises destinées à un organisme public (p. ex., Développement des ressources humaines Canada et l'Agence des douanes et du revenu du Canada);
3. établir et gérer des marchés de services;
4. respecter les jalons et les objectifs du projet;
5. se conformer au calendrier pour la présentation de tous les rapports exigés, tant descriptifs que financiers;
6. veiller à ce que l'administration financière du projet soit entièrement transparente, par exemple, en désignant des signataires autorisés de la manière qui convient, en tenant des registres des dépenses et des recettes et en conservant des documents financiers pour les besoins d'une vérification.

C. Normes générales applicables à la gestion du projet

Le volet financier du projet doit être géré conformément à certains principes comptables de base généralement reconnus. Voici quelques-uns des plus importants :

1. il faut établir des pistes de vérification fiables pour permettre un contrôle;
2. on ne doit jamais faire de chèque au porteur;
3. une même personne ne peut à la fois faire les paiements (c'est-à-dire signer les chèques) et passer les commandes ou accuser réception des produits ou services.

D'autres normes sont données dans le présent guide. Vous trouverez aussi de plus amples renseignements sur les principes comptables généralement reconnus dans le document suivant:

Pour la gestion de ses programmes de contribution, Santé Canada doit se conformer à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor selon laquelle aucun montant ne doit être versé à un bénéficiaire avant qu'il en ait besoin.

D. Autres sources d'aide financière

Pour accorder des fonds, tous les ministères fédéraux doivent tenir compte des autres sources de financement qui existent pour le même projet, y compris les fonds qu'un organisme prévoit recevoir ou recevra, de manière à fournir le minimum de fonds nécessaires pour obtenir les résultats attendus. Par conséquent, les organismes bénéficiaires doivent déclarer à Santé Canada, tout de suite ou dès que possible, toutes les sources de financement actuelles ou prévues pour un projet, que les fonds proviennent du secteur public ou du secteur privé, ainsi que les activités du projet auxquelles serviront les fonds. Ces renseignements doivent être inscrits sur le formulaire Fonds de toutes les sources pour le projet (se reporter à l'annexe 2 du guide).

REMARQUE : Consultez les lignes directrices applicables concernant le financement du programme pour connaître les dépenses admissibles, les montants maximums et les autres conditions puisqu'ils varient d'un programme de financement à l'autre.

E. Types de paiements

Il existe deux types de paiements de contribution : les remboursements et les avances. Santé Canada vous indiquera ceux qui seront faits pour votre projet.

2. Démarrage du projet

Le budget détaillé, qui est l'annexe B de l'Accord de contribution signé, constitue le budget officiel du projet.

A. Date de début

Même si le projet peut commencer n'importe quand durant l'année, les activités figurant dans le budget détaillé et la présentation des formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels remplis doivent coïncider avec l'année financière du gouvernement fédéral, qui va du 1er avril au 31 mars.

Par exemple, si un projet commence le 1^er juillet 2004 et dure trois ans (36 mois), c'est-à-dire jusqu'au 30 juin 2007, le bénéficiaire doit fournir un budget pour quatre périodes distinctes :

du 1er juillet 2004 au 31 mars 2005
du 1er avril 2005 au 31 mars 2006
du 1er avril 2006 au 31 mars 2007
du 1er avril 2007 au 30 juin 2007

Pour la première année financière de l'exemple ci-dessus, le formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels serait rempli pour le deuxième trimestre (du 1^er juillet au 30 septembre 2004) et les suivants jusqu'au 31 mars 2005, qui correspond à la fin de l'année financière du gouvernement fédéral.

B. Documents exigés

Santé Canada doit recevoir les documents ci-dessous avant de faire un paiement relatif à un nouveau projet approuvé :

• l'Accord de contribution signé;
• le formulaire Budget détaillé signé et dûment rempli pour la durée du projet (se reporter à l'annexe 1 du guide);
• le formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels signé et dûment rempli pour toute la première année financière ou une partie (se reporter à l'annexe 3 du guide);
• le formulaire Autorisation de signer des documents financiers signé et dûment rempli (se reporter à l'annexe 7 du guide).

REMARQUE : Consultez les lignes directrices applicables concernant le financement du programme pour connaître les dépenses admissibles, les montants maximums et les autres conditions puisqu'ils varient d'un programme de financement à l'autre.

C. Documents

Le bénéficiaire doit conserver dans ses dossiers au moins les documents suivants :

• l'Accord de contribution signé;
• les modifications (dates et montants) apportées à l'Accord de contribution;
• une copie de la proposition approuvée;
• le formulaire Budget détaillé rempli;
• le formulaire Autorisation de signer des documents financiers signé et rempli;
• les formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels remplis;
• les demandes de remboursement présentées (le cas échéant);
• une preuve des paiements reçus de Santé Canada;
• les formulaires Demande de virement budgétaire remplis (le cas échéant);
• les rapports de vérification et les états financiers vérifiés (le cas échéant);
• les journaux utilisés pour inscrire les données saisies dans le système financier;
• les grands livres servant à la tenue des comptes individuels;
• des copies de toutes les factures;
• une preuve des paiements faits à l'Agence des douanes et du revenu du Canada pour les retenues salariales, etc.;
• les reçus pour les paiements au comptant notamment pour la main-d'oeuvre occasionnelle et les dépenses payées au moyen de la petite caisse;
• les fiches de temps pour tous les employés pour permettre de vérifier le versement des salaires;
• une copie des demandes de remboursement de frais de déplacement approuvées détaillant les frais de transport et de séjour qui ont été remboursés au personnel du projet (la forme des demandes importe peu, pourvu qu'elles contiennent les renseignements exigés par Santé Canada) (se reporter aux exemples donnés aux annexes 4 et 5);
• une copie des contrats concernant la location de matériel, la sous-traitance, les marchés de services, etc.;
• une copie des bordeaux pour les dépôts bancaires;
• les chèques annulés;
• les relevés bancaires;
• d'autres documents financiers utiles;
• tous les rapports descriptifs sur le projet;
• toute la correspondance relative au projet.

D. Formulaire Budget détaillé

REMARQUE : Consultez les lignes directrices applicables concernant le financement du programme pour connaître les dépenses admissibles, les montants maximums et les autres conditions puisqu'ils varient d'un programme de financement à l'autre.

Dans le formulaire Budget détaillé (se reporter à l'annexe 1), il faut indiquer tout ce qui donne lieu à une vraie transaction financière, c'est-à-dire tout achat de biens ou de services nécessitant un véritable déboursé en argent. Veuillez vous reporter à la section 3.F qui porte sur le calcul et la déclaration de la taxe sur les produits et services.

La contribution « en nature » correspond aux biens et services fournis pour le projet, habituellement par l'organisme bénéficiaire, sans qu'il y ait d'échange d'argent. Voici des exemples : l'usage de locaux à bureaux ou de matériel et des services de secrétariat. La contribution en nature ne doit pas être inscrite sur le formulaire Budget détaillé ni incluse dans les montants totaux du budget. Il faut plutôt la détailler (description et valeur) sur le formulaire Fonds de toutes les sources pour le projet (se reporter à l'annexe 2).

Au fil du projet, des changements dans votre fonctionnement peuvent entraîner la modification de votre budget. Veuillez vous reporter à la section 3.B pour obtenir d'autres détails sur les virements de fonds entre des postes du budget.

Postes du budget

REMARQUE : Toutes les dépenses admissibles doivent inclure les taxes applicables.

1. Personnel
   
   
   1. Employé(e)s à temps plein - Dans cette section du formulaire Budget détaillé, on ne doit inscrire que les données relatives aux employés affectés au projet qui reçoivent un salaire fixe. Il existe une section distincte dans ce poste pour les sous-traitants.
      
      Il faut inscrire dans le poste Personnel le salaire brut (avant les retenues) des employés pour les heures directement consacrées au projet. En d'autres termes, si un employé travaille une partie du temps pour le projet mais accomplit aussi d'autres tâches pour l'organisme bénéficiaire, il ne faut indiquer que les heures consacrées au projet.
   2. Avantages sociaux - Dans cette section, il faut inscrire le total de la part de l'employeur pour les retenues salariales relatives à l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada ou au Régime de rentes du Québec et pour les autres cotisations (p. ex., le régime d'assurance-maladie provincial) pour les employés affectés au projet à temps plein. Pour obtenir les barèmes, communiquez avec le bureau de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) de votre localité ou consultez le site Web de l'ADRC : Retenues sur la paie

      Il faut également inclure dans cette section le montant de la paie de vacances des employés qui recevront un paiement forfaitaire au lieu d'un congé annuel payé. Communiquez avec votre ministère provincial du travail pour déterminer les taux de paie de vacances de votre province.

      REMARQUE : Les organismes doivent élaborer des lignes directrices claires relatives au personnel pour des aspects tels que les heures de travail, les descriptions de travail, les régimes d'avantages sociaux des employés, y compris la paie de vacances et les congés, et veiller à ce qu'elles soient bien mises en application.

   3. Sous-traitants - Inscrivez le nom de tous les sous-traitants ainsi que la nature des services fournis pour le projet (aide temporaire, rédaction, traduction, etc.). Se reporter également à la section 3.D.
      
      
2. Déplacements
   
   

   Dans ce poste, vous devez inscrire tous les coûts des déplacements servant à réaliser les activités indiquées dans le plan de travail du projet qui a été approuvé dans votre Accord de contribution (proposition approuvée) et détailler toutes les dépenses en précisant l'objet, le nombre de voyageurs, la destination, etc.

   1. À Transport, indiquez la totalité des coûts liés au kilométrage d'un véhicule de particulier, aux billets d'avion, aux cartes d'abonnement d'autobus, etc.
   2. À Frais de séjour , inscrivez les coûts des repas, du logement, etc., pendant les déplacements.

   REMARQUE : Les indemnités de kilométrage et de repas ne doivent pas dépasser les taux fixés par le Conseil du Trésor du gouvernement fédéral qui sont en vigueur au moment des déplacements. Santé Canada peut vous fournir l'information nécessaire pour calculer les coûts. On recommande d'utiliser les formulaires Autorisation de déplacement et Demande de remboursement de frais de déplacement (annexes 5 et 6) chaque fois qu'une personne se déplace pour les besoins du projet. Cliquez sur le lien suivant pour obtenir des renseignements sur les repas et le kilométrage : http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/index_f.asp

3. Matériel
   
   
   1. À Approvisionnements de bureau, inscrivez les coûts totaux de la papeterie, des stylos, des enveloppes, etc.
   2. À Matériel lié au projet, indiquez tous les frais liés aux vidéocassettes, à la documentation, aux films, etc.
   3. À Impression, précisez les coûts liés aux travaux effectués par une imprimerie.
   4. À Frais de port, inscrivez les coûts d'affranchissement, de transport, de messagerie, etc.
      
      
4. Équipement
   
   
   1. Le poste Équipement de bureau sert à consigner les coûts de location ou d'achat des ordinateurs, des photocopieurs, des calculatrices, etc., utilisés pour le projet. Inscrivez chaque article et son coût séparément. Les responsables du projet sont autorisés à acheter du matériel comme des ordinateurs, des fax et des classeurs, à condition que ce soit rentable. Veuillez consulter Santé Canada avant de faire des achats semblables.
   2. À Mobilier, il faut indiquer les coûts pour la location ou l'achat des meubles (si vous en avez besoin). Inscrivez chaque article et son coût séparément.
   3. Le poste Équipement spécial comprend les coûts pour la location ou l'achat d'équipement spécial ne faisant pas partie du mobilier inclus dans le poste précédent qui est néanmoins nécessaire pour réaliser les activités liées au projet. Inscrivez chaque article et son coût séparément.

   REMARQUE : L'organisme bénéficiaire ne peut pas indiquer des frais de location pour des ordinateurs qu'il possède. On s'attend à ce que sa contribution en nature au projet comprenne l'utilisation de son équipement par le personnel affecté au projet. Si le travail pour le projet nécessite une utilisation excessive de l'équipement existant, l'organisme peut facturer des frais d'utilisation d'ordinateur au projet (habituellement des frais horaires ou quotidiens) et doit alors consigner les heures d'utilisation dans un registre.

5. Location et services publics
   
   
   1. La location comprend le coût de location des locaux le cas échéant (se reporter à la note ci-dessous) et le coût des services publics qui sont compris dans le montant du loyer mensuel.
   2. Les services publics comprennent le coût de tous les services publics qui ne sont pas inclus dans le loyer mensuel. Le plus souvent, il s'agit seulement du compte de téléphone, mais cela peut aussi comprendre le chauffage, l'électricité, l'aqueduc, etc. Il faut inscrire le coût de chaque service public séparément.

   REMARQUE : L'organisme bénéficiaire ne peut pas faire payer une location pour des locaux qu'il possède puisque cela fait normalement partie de sa contribution en nature au projet.

6. Évaluation
   
   Il faut inscrire dans cette section tous les coûts liés à l'évaluation de votre projet, par exemple, les honoraires d'un évaluateur indépendant, le salaire des employés, des membres du conseil d'administration ou des personnes qui ont participé à la planification, la partie de l'évaluation concernant la collecte et l'analyse des données, de même que l'impression et les photocopies, les frais pour le courrier et la dissémination des résultats, etc.
7. Autres
   
   Ce poste regroupe toutes les dépenses directement liées au projet qui n'entrent dans aucune des autres sections. Il peut notamment s'agir des frais d'inscription à un séminaire, des frais de tenue de livres et de vérification, des frais bancaires, etc.

Dans la dernière section du formulaire Budget détaillé, vous devez indiquer le coût total pour votre projet, y compris les recettes provenant d'autres sources qui figurent sur le formulaire Fonds de toutes les sources pour le projet.

E. Formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels

Le formulaire sert à inscrire à la fois les prévisions budgétaires et l'état des dépenses (se reporter à l'annexe 3). Il faut remplir et signer un formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels au début du projet pour indiquer les prévisions budgétaires pour l'année financière en cours. Se reporter à la section 2.A pour avoir des détails.

Ce formulaire est le document qui fait officiellement état des dépenses liées au projet et il doit refléter fidèlement les activités du projet. Pour obtenir les fonds approuvés pour votre projet, vous devez présenter un formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels rempli comme l'exige l'Accord de contribution. Dans les colonnes « Actuel » pour les derniers mois ou trimestres, inscrivez uniquement les dépenses vraiment engagées pour les mois en question. Si vous avez reçu des biens ou services mais que vous n'avez pas encore réglé la facture, n'en tenez pas compte dans les dépenses à inscrire dans cette colonne. Cette règle s'applique toujours, sauf en fin d'année financière. Veuillez vous reporter à la section 3.H, pour avoir des détails.

Les prévisions et les dépenses pour votre projet doivent être aussi réalistes et aussi exactes que possible puisque ce sont les données que contient ce formulaire qui détermineront le montant des paiements à venir. Vous devez également être cohérent en inscrivant sur ce formulaire les dépenses dans les mêmes postes que dans le budget détaillé.

Comme le Budget détaillé, le formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels doit porter la signature originale d'un signataire autorisé pour les paiements à traiter. Cette exigence s'applique tant aux documents originaux qu'à ceux qui sont présentés de nouveau à cause de changements. Les copies et les formulaires non signés seront renvoyés, ce qui aura pour effet de retarder les paiements.

Servez-vous de l'annexe 4, Liste de contrôle pour remplir le formulaire Prévisions de comptant et état de dépenses trimestriels.

F. Signataires autorisés

Vous devez désigner au moins deux membres de la direction de votre organisme comme signataires autorisés puisque chaque chèque émis par votre organisme devra porter la signature de deux de ces personnes.

Vous devez faire parvenir un formulaire Autorisation de signer des documents financiers rempli à Santé Canada (se reporter à l'annexe 7). Seuls les signataires autorisés qui ont été désignés pour le projet peuvent signer des documents financiers comme l'Accord de contribution et les formulaires Budget détaillé, Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels et Demande de virement budgétaire pour le projet.

Tout changement de signataire autorisé pour le projet doit être communiqué par écrit au représentant de Santé Canada indiqué à la clause 36.1 de l'Accord de contribution.

3. Finances

A. Rapports

Vous devez présenter des formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels dûment remplis et signés et accompagnés d'un rapport descriptif sur les progrès des activités liées au projet en respectant les conditions du plan des rapports annexé à l'Accord de contribution.

REMARQUE : Un retard dans la présentation des rapports exigés aura pour effet de retarder les paiements.

B. Virements de fonds entre des postes

À mesure que le projet avancera, vous aurez peut-être à apporter des changements au budget. Vous devrez aviser Santé Canada par écrit dans chaque cas.

Par conséquent,

1. vous pouvez déplacer des fonds entre les grands postes de votre budget en tout temps sans avoir à obtenir une autorisation préalable de Santé Canada, à condition que le total des montants virés durant une même année financière ne dépasse pas 10 % des fonds de chaque poste touché par un transfert;
2. lorsque les fonds virés entre les grands postes du budget dépassent 10 % (d'au moins l'un des postes touchés par les virements), vous devez présenter une demande écrite à Santé Canada afin d'obtenir son autorisation préalable (se reporter au formulaire de demande à l'annexe 8);
3. tous les virements de fonds doivent figurer dans les formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels subséquents.

EXCEPTION : Pour tous les virements de fonds qui touchent le poste « personnel », il faut obtenir une autorisation écrite de santé canada au préalable, peu importe le pourcentage.

C. Modifications

1. On emploie le terme « modification » pour désigner tout changement apporté à l'Accord de contribution qui touche (i) le niveau de financement prévu dans l'Accord de contribution, (ii) la durée ou les conditions de l'Accord de contribution ou (iii) la portée ou les objectifs de l'Accord de contribution et des activités qui y sont prévues.
2. Lorsqu'il faut modifier l'Accord de contribution de manière à augmenter ou à diminuer le budget total du projet, à prolonger la durée de l'Accord ou à changer la portée ou les objectifs de l'Accord de contribution, il faut présenter une demande à Santé Canada et l'étayer en expliquant comment la modification sera bénéfique aux activités du projet. Il faut également indiquer dans le rapport d'avancement trimestriel, le rapport de contrôle ou le rapport descriptif des effets de la modification sur les activités du projet.
3. Toute modification doit faire l'objet d'une entente entre le bénéficiaire et Santé Canada.
4. Une fois la modification approuvée, Santé Canada établira un Accord de modification et vous en fera parvenir deux copies. Vous devez les signer et les renvoyer à Santé Canada, qui vous en renverra l'une des deux pour vos dossiers après l'avoir signée.

REMARQUE : Des nouveaux formulaires Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels et Budget détaillé doivent accompagner toutes les demandes de modification.

D. Sous-traitance

Le bénéficiaire peut recourir à des sous-traitants pour faire effectuer des travaux précis liés au projet. Santé Canada doit néanmoins être mis au courant et avoir l'occasion de prendre connaissance des accords de sous-traitance portant sur des parties du projet (comme l'ouverture d'un poste satellite) pour vérifier s'il n'existe pas de conflits avec l'Accord de contribution (concernant, par exemple, les droits de propriété intellectuelle, les conflits d'intérêt, etc.). En cas de sous-traitance, c'est le bénéficiaire qui demeure responsable du respect des conditions de l'Accord de contribution qu'il a signé pour tous les aspects du projet.

REMARQUE : Les sous-traitants travaillent à leur compte et n'ont droit à aucun avantage social. C'est également à eux qu'il revient de voir à payer leurs propres impôts.

E. Intérêts

Il faut déclarer par écrit à Santé Canada tous les intérêts gagnés sur les paiements de contribution. Vous devez fournir à Santé Canada une justification afin d'utiliser cet argent pour les activités du projet, et Santé Canada décidera si les intérêts peuvent servir à améliorer le projet ou s'ils doivent lui être versés.

F. Taxe sur les produits et services (TPS)

Pour demander un remboursement de la TPS, communiquez avec le bureau le plus près de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) pour vous procurer un exemplaire du guide Renseignements sur la TPS/TVH pour les organismes à but non lucratif afin de vérifier si vous remplissez les conditions d'admissibilité. Vous pouvez aussi consulter le site de l'ADRC en cliquant sur le lien suivant : RC4081 - Renseignements sur la TPS/TVH pour les organismes à but non lucratif

Si vous recevez un remboursement de TPS, vous devez déclarer par écrit à Santé Canada la partie du montant correspondant aux dépenses engagées à l'aide des fonds du projet versés par Santé Canada. Vous devez fournir à Santé Canada une justification afin d'utiliser cet argent pour les activités du projet, et Santé Canada décidera si le remboursement peut servir à améliorer le projet ou s'il doit lui être versé.

G. Vérifications

L'Accord de contribution autorise Santé Canada à surveiller les progrès de tout projet, à examiner les dossiers et à effectuer des vérifications financières lorsqu'il le souhaite durant la période de financement du projet et dans les six ans suivant la fin du projet en appliquant les exigences de l'ADRC en relation avec les documents.

Si l'organisme bénéficiaire fait effectuer une vérification dans le cadre du projet ou conformément aux politiques ou lois provinciales ou territoriales, il doit remettre à Santé Canada une copie du rapport et des recommandations du vérificateur, comme l'exige l'Accord de contribution.

H. Fin d'année financière

MISE EN GARDE : Les fonds qui n'ont pas été dépensés durant une année financière ne sont pas nécessairement reportés à la suivante.

Conformément au plan des rapports qui fait partie de l'Accord de contribution, vous devez communiquer les dépenses totales réelles de l'année financière au plus tard à une certaine date d'avril de l'année financière suivante. La DGSPSP envoie normalement un rappel en janvier pour vous faire penser de réévaluer les dépenses prévues jusqu'à la fin de l'année financière de sorte que vous puissiez déterminer si vous aurez besoin de tout le budget prévu pour une année financière donnée.

Sur le formulaire Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels présenté pour le dernier trimestre de l'année financière (normalement en avril), n'oubliez pas d'inclure dans la colonne « Actuel » les biens et services reçus au plus tard le 31 mars que vous n'avez pas encore payés. Comme on l'explique dans la section 2.H, c'est la seule occasion où vous devez indiquer dans les dépenses réelles des montants qui n'ont pas encore été versés mais qui font partie du budget pour l'année financière en cours.

4. Fin du projet

A. Derniers rapports à présenter

Reportez-vous à la clause 13.2 de l'Accord de contribution de même qu'au plan des rapports annexé à l'Accord de contribution pour connaître les détails relatifs aux derniers rapports à fournir.

B. Tenue de dossiers

La section 2.C ci-dessus donne la liste des documents que le bénéficiaire doit conserver dans ses dossiers.

REMARQUE : Veuillez vérifier auprès de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) les directives relatives aux documents à conserver.
RC4081 - Renseignements sur la TPS/TVH pour les organismes à but non lucratif

5. Autres renseignements

Pratiques comptables recommandées

Dès que les fonds pour votre projet sont approuvés, vous devez absolument établir des codes distincts pour la comptabilité ou un autre système permettant de distinguer les dépenses liées au projet. Si le projet est réalisé à plus d'un endroit, les dépenses de chacun doivent être comptabilisées séparément pour qu'il soit facile de les contrôler.

Si votre organisme a déjà un compte bancaire, il peut s'en servir pour le projet, mais on recommande vivement d'avoir un compte bancaire distinct pour votre projet.

a) Ouverture d'un compte bancaire pour le projet

Pour le projet, vous devez choisir un compte pour lequel l'institution vous fournira un relevé mensuel de toutes les opérations financières (dépôts, paiements, solde, intérêts, etc.) et renverra tous les chèques oblitérés.

À l'ouverture du compte, vous devez désigner au moins deux signataires autorisés parmi la direction de votre organisme puisque chaque chèque émis par votre organisme devra porter la signature de deux de ces personnes.

REMARQUE : La plupart des organismes ont trois signataires autorisés pour pouvoir faire signer leurs chèques par deux de ces trois personnes.

b) Chèques

Tous les chèques et les talons (qui doivent toujours demeurer dans le chéquier) doivent porter un numéro de série, et les renseignements suivants doivent également y figurer :

• la date,
• le montant,
• le nom de la personne ou de l'organisme à l'ordre duquel le chèque est fait,
• la nature de la dépense,
• le numéro de facture (le cas échéant).

c) Dépôts

Le livret de dépôt sert à consigner tous les dépôts faits dans votre compte. Chaque bordereau de dépôt doit au moins contenir les renseignements suivants :

• la date,
• le montant du dépôt,
• le nom du bénéficiaire et le montant du chèque déposé,
• le montant total du dépôt,
• la source (p. ex., subvention du gouvernement, campagne de collecte, etc.).

d) Échange de documents informatisés (EDI)

Si le bénéficiaire utilise les services du EDI offerts par son institution financière, il doit remplir le formulaire de Demande de paiement par EDI (se reporter à annexe 9) et le faire tamponner par son institution financière. Le formulaire rempli et tamponné doit ensuite parvenir à Santé Canada pour que les paiements électroniques soient programmés dans le système financier du Ministère. Le bénéficiaire sera avisé dès que cela aura été fait dans le système.

REMARQUE : Il appartient au bénéficiaire de prendre les dispositions auprès de son institution financière. Les formulaires incomplets ou non tamponnés seront renvoyés, ce qui risque d'occasionner des retards dans les paiements.

e) Tenue de livres

Pour avoir des données financières exactes pendant toute la durée du projet, vous devez tenir un registre à jour de toutes les opérations financières liées au projet puisque son contenu servira de base aux rapports et aux formulaires que vous devrez fournir périodiquement à Santé Canada.

f) Petite caisse

La petite caisse ne doit servir qu'aux petites dépenses qui exigent un paiement immédiat, et il faut conserver tous les reçus pour les paiements faits avec l'argent de la petite caisse. Pour assurer le contrôle de la petite caisse, il faut la garder en lieu sûr et désigner une seule personne qui y aura accès.

Chaque fois que de l'argent de la petite caisse est utilisé, il faut remplir un bordereau sur lequel figurent au moins les éléments suivants :

• le nom et la signature de la personne qui a reçu l'argent,
• la date du paiement,
• le montant,
• l'achat qui a été fait,
• la signature du responsable de la petite caisse.

Il faut agrafer le reçu au bordereau. S'il n'y a pas de coupon de caisse ou de facture, la personne qui reçoit l'argent doit fournir un reçu signé. Le rapprochement de la petite caisse se fait une fois par année.

Ce document HTML n'est pas un formulaire. Il a pour but d'afficher le contenu du formulaire aux fins de visionnement seulement. Si vous souhaitez soumettre un formulaire, vous devez utiliser sa version PDF.

Annexe 1

Detailed Budget - Budget détaillé

For the period of to
Pour la période de à

a) Personnel

Position Title
Titre de position

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

i) Full-time regular employees/ Employé(e)s à temps plein
ii) Employer's share of payroll deductions/Avantages sociaux
iii) Contractual employees/ Sous-traitants

Subtotal/Sous-total

b) Travel/Déplacements

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière Total

i) Transportation/Transport
ii) Living Expenses/ Frais de séjour

Subtotal/Sous-total

c) Materials/Matériel

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

i) Office Supplies/ Approvisionnements de bureau
ii) Project Materials/ Matériel lié au projet
iii) Printing/Impression
iv) Postage/Frais de port

Subtotal/Sous-total

d) Equipment/Équipement

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

i) Office Equipment/ Équipement de bureau
ii) Furniture/Mobilier
iii) Special Equipment/ Équipement spécial

Subtotal/Sous-total

e) Rent and Utilities/Location et services publics

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

i) Rent/Location
ii) Utilities/Services publics

Subtotal/Sous-total

f) Evaluation/Évaluation

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

Evaluation/Évaluation

Dissemination/Dissémination

Subtotal/Sous-total

g) Other (specify)/Autres (à préciser)

Fiscal Year
1
Année financière

Fiscal Year
2
Année financière

Fiscal Year
3
Année financière

Total

Other/Autres

Subtotal/Sous-total

TOTAL COST OF PROJECT
COÛT TOTAL DU PROJET

Total PPHB funding/
Financement total de la DGSPSP

Other income from all sources/Autres sources de revenu

Total budget for the project/ Budget total du projet

Annexe 2

FONDS DE TOUTES LES SOURCES POUR LE PROJET
Nom du projet
Numéro de projet
Bénéficiaire
Année financière

Source Fonds de
Santé Canada Intérêts Contribution
en nature Remboursement de TPS Autres
Montant approuvé

Dépenses payées

Personnel
Salaires (budget)
Avantages sociaux (budget)
Sous-traitance (budget)
Autres
Total

Déplacements
Transport
Frais de séjour
Autres
Total

Matériel
Approvisionnements de bureau
Matériel lié au projet
Impression
Frais de port
Autres
Total

Équipement
Équipement de bureau
Mobilier
Équipement spécial
Autres
Total

Location et services publics
(coût des installations)
Location
Services publics

Autres
Total

Évaluation
Évaluation
Autres
Total
Autres

Frais d'admin. du bénéficiaire (budget)

Autres
Total

Grand total des dépenses

Recettes nettes (Recettes - dépenses)

Annexe 3

Annexe 4

Liste de contrôle pour remplir le formulaire
Prévisions de comptant et état des dépenses trimestriels

1. Remplir la section du haut en indiquant le numéro de projet, le programme, l'organisme et l'année financière.
2. Inscrire le montant exact de toutes les dépenses prévues.
3. N'inscrire aucun montant négatif dans les dépenses prévues.
4. Inscrire le montant exact des dépenses réelles pour les trimestres antérieurs.
5. Inscrire le montant exact des dépenses réelles pour le trimestre en cours.
6. Arrondir tous les montants au dollar le plus près.
7. Vérifier si le total de chaque rangée concorde avec le montant total prévu au budget pour le poste correspondant.
8. Inscrire des données exactes dans la colonne des Dépenses totales pour l'année financière.
9. Inscrire les bons montants dans la rangée Prévision mensuelle/Réel.
10. Vérifier si le total de la rangée Prévision mensuelle/Réel concorde avec le Montant total demandé au programme pour l'année financière.
11. Ventiler les dépenses inscrites dans le poste Autres en utilisant l'espace fourni.
12. Faire signer le formulaire des prévisions de comptant par une personne autorisée de votre organisme.
13. Faire parvenir à Santé Canada une demande écrite de virement entre des postes budgétaires au besoin.

Annexe 5

Autorisation de déplacement

NOM ET NUMÉRO DU PROJET :

VOYAGEUR :

MOTIF DU DÉPLACEMENT :

COÛTS ESTIMATIFS :

Transport

- Avion $
- Kilométrage $
- Location de voiture $
- Taxis $

Hébergement $

Repas $

Divers $
(veuillez préciser)

TOTAL $

Avance demandée $

Autorisation de déplacement
{Responsable du projet}

Date

Avance reçue
{Signature du voyageur}

Date

No de chèque

Annexe 6

DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS DE DÉPLACEMENT

NOM ET NUMÉRO DU PROJET :

REQUÉRANT :

MOTIF DU DÉPLACEMENT :

DÉPENSES (joindre les factures ou reçus)

Transport

- Avion $
- Kilométrage $
- Location de voiture $
- Taxis $

Hébergement $

Repas $

Divers $
(veuillez préciser)

TOTAL $

MOINS L'AVANCE $

MONTANT À VERSER POUR LE PROJET $

MONTANT À VERSER AU VOYAGEUR $

Dépenses vérifiées et autorisées
{Signataire autorisé}

Date

Remboursement reçu
{Signature du voyageur}

Date

No de chèque

Annexe 7

Autorisation de signer des documents financiers

Numéro du projet :

Nom du bénéficiaire :

Nom du projet :

Les personnes suivantes sont autorisées à signer les budgets, les prévisions de comptant et les autres rapports financiers pour le projet.

Nom (lettres moulées) :
Titre :
Téléphone :
Fax :

Signature :

Nom (lettres moulées) :
Titre :
Téléphone :
Fax :

Signature :

Les personnes suivantes sont autorisées à signer les accords de contribution, les demandes de modification, etc., pour le projet.

Nom (lettres moulées) :
Titre :
Téléphone :
Fax :

Signature :

Nom (lettres moulées) :
Titre :
Téléphone :
Fax :

Signature :

Approuvé par le Conseil

Nom (lettres moulées)

Signature

Date

Remarque : Santé Canada doit recevoir ce formulaire dûment rempli avant de pouvoir faire des paiements pour votre projet.

*** Veuillez aviser Santé Canada en cas de changement dans les signataires autorisés de l'organisme.

Annexe 8

Demande de virement budgétaire

Partie A : À completer par le Projet

Veuillez parvenir l'original rempli à Santé Canada

Nom du projet :

Nom du bénéficiaire :

Numéro du projet :

Ancien poste budgétaire
(Veuillez indiquer le montant en $ et le trimestre)

Nouveau poste budgétaire
(Veuillez indiquer le montant en $ et le trimestre)

Poste Montant en $
Trimestre
Poste T1 T2 T3 T4
Personnel Personnel
Déplacements Déplacements
Matériel Matériel
Équipment Équipment
Loyer/services
publiques Loyer/services
publiques
Évaluation Évaluation
Autres Autres

Remarqe : Une autorisation écrite préalable et une justification** sont exigées pour tous les virements bydgétaires qui touchent le poste du personnel ou qui dépassent 10% des fonds annuels de l'un des postes budgétaires touchés.

**Justification

Vouz pouvez utiliser une feuille supplémentaire au besoin et la joindre au formulaire..

Demande de virement budgetaire :

Signataire autorisé Date

Partie B : À completer par Santé Canada

Autorisation du virement budgétaire :

Conseiller de programme Date

Commentaires du conseiller de programme:

Vouz pouvez utiliser une feuille supplémentaire au besoin et la joindre au formulaire.

Annexe 9

EDI Payment Enrolment Request
Demande de paiement par EDI (Échange de documents informatisés)

This form is to be used by organizations that wish to receive payments by Electronic Data Interchange (EDI)

Le présent formulaire est destiné aux organismes qui souhaitent recevoir leurs paiements par échange de documents informatisés (EDI)

Part A - Identification / Partie A - Identification

Organization Name - Nom de l'organisme

Complete Address - Adresse complete

Check one - Cochez une case

Start EDI Payment(s)/Commencer le paiement par EDI

Change Banking Information/Modification renseignements bancaires

Stop EDI Payment(s)/ Arret paiement EDI

Part B - EDI Routing Number / Partie B - Numero d'acheminement du EDI

Branch Number / Numero de la succursale

Institution Number / Numero de 'linstitution

Account Number / Numero de compte

Name(s) of account holder(s)/ Nom(s) du(des) titulaire(s) du compte

Telephone Number of Financial Institution/ Numero de telephone de l'institution financiere

Bank Stamp / Etampe bancaire

Part C - Authorization by applicant / Partie C - Atomisation du demander

Signature

Telephone No - No de telephone

Printed Name - Nom en lettres moulées

Title
Date

I, as a properly authorized individual for this organization, and in lieu of receiving a cheque and cheque stub for the above mentioned payment(s), hereby authorize the Receiver General for Canada to issue an electronic payment instruction to be credited to the account indicated above. I attest that all necessary arrangements have been made with the above noted financial institution to accept all electronic issued to the credit of the above account.

Je, représentant dument autorisé de cet organisme, autorise par la présente, le Receveur général du Canada a donner instruction de porter un paiement électronique au crédit du compte susmentionné, relativement au(x) paiement(s) susmentionné(e), plutot que d'émettre un cheque ou un talon do cheque. J'atteste que tous les arrangements nécessaires ont été pris avec l'institution financiere nommée ci-dessus pour qu'elle accepte toutes les instructions de paiement electroniques portées au crédit du compte susmentionné.

June 2001