Modèle d'énoncé de travail

Date 2005-12-01

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L'Énoncé de travail (EDT) est une description narrative des travaux qui doivent être exécutés. Il précise les produits à livrer ou les services à fournir pour exécuter le contrat et définit les tâches à accomplir ou les services à fournir en termes clairs, concis et précis.

E1.0 Portée

E1.1 Titre

Nom par lequel les travaux seront désignés.

E1.2 Introduction:

Brève description des tâches ou des services requis.

E1.3 Valeur estimative

Estimation totale de la valeur globale du besoin, y compris le coût des services professionnels, les frais de déplacement et de subsistance, le coût de la traduction, les coûts divers, la TPS ou la TVH et tous les autres frais qui seront liés au besoin.

E1.4 Objectifs du besoin

Description de ce qui doit être réalisé ou livré à la date d'achèvement du contrat. Les objectifs précisent également l'utilisation prévue des produits livrés ou des services rendus.

E1.5 Contexte et portée particulière du besoin

La situation qui a conduit au besoin. Le contexte décrit la portée, l'étendue et les paramètres des travaux à exécuter en relation avec le contrat, et les faits et circonstances qui ont rendu le présent contrat nécessaire.

Le présent paragraphe peut aussi inclure une description de l'organisation, des utilisateurs ultimes, des travaux antérieurs et de leur succès ou échec, une bibliographie et des renvois, et indiquer les experts techniques dans le domaine, les entrepreneurs antérieurs, etc. Tout ce qui pourra aider l'entrepreneur à formuler une bonne offre.

Le présent paragraphe précise comment le besoin, soit l'objet de l'EDT, cadre avec une présentation de drogue ou une demande d'homologation de matériel médical particulière, et met en évidence les objectifs de rendement pertinents.

E2.0 Exigences

Description des tâches ou des activités que l'entrepreneur doit exécuter. Le présent paragraphe doit aussi comprendre une description détaillée de ce qui est exigé pour chaque produit à livrer. La description devra fournir suffisamment d'information afin que toutes les parties puissent comprendre ce qui marque l'achèvement d'une phase ou d'un jalon dans les travaux. Dans la plupart des cas, le présent paragraphe précisera la méthodologie et la séquence utilisé pour réaliser chacun des produits livrables; comment les produits devront être livrés et quelle sera la relation d'un produit avec un autre. Le présent paragraphe doit fournir de l'information sur les exigences relatives à la langue, au format, à la version et au contenu pour chacune des tâches ou activités ainsi que chaque produit à livrer ou étape importante à franchir dans le cadre des travaux. Le paragraphe devra aussi faire référence au calendrier et au niveau d'effort estimatif pour l'achèvement des travaux, aux spécifications et normes qui seront utilisées, et à la méthode et à la source d'acceptation qui sera appliquée par Santé Canada aux produits livrables. Cette information peut aider à établir le calendrier des paiements progressifs.

Tous les renseignements précités peuvent être représentés sous forme de tableau (voir ci-dessous) ou de texte.

E2.1 Tâches, activités, produits livrables, jalons (Structure de répartition du travail)

TÂCHES / ACTIVITÉS	PRODUITS LIVRABLES / JALONS	NIVEAU D'EFFORT EXIGÉ DE LA PART DE L'ENTREPRENEUR	ACTIVITÉS ET EXAMEN EFFECTUÉS PAR SANTÉ CANADA	PAIEMENTS EN FONCTION DES ÉTAPES	CALENDRIER PROVISOIRE

E2.2 Spécifications et normes

Description de la façon dont les travaux doivent être livrés et seront mesurés lorsqu'ils seront terminés. Dans certains cas, l'information fournie dans les paragraphes portant sur les produits à livrer ou sur la méthode et la source d'acceptation dans l'EDT sera suffisante. Dans d'autres cas, des références particulières seront faites aux détails et aux mesures qualitatives et quantitatives qui seront utilisées par Santé Canada pour déterminer l'achèvement du travail et la satisfaction à propos de celui-ci. Le paragraphe comprend également les lignes directrices et les modèles que l'entrepreneur doit suivre ou utiliser pour accomplir le travail. La Conférence internationale sur l'harmonisation des exigences techniques relatives à l'homologation des produits pharmaceutiques à usage humain, l'utilisation du Modèle d'évaluation de l'innocuité et de l'efficacité des produits pharmaceutiques, ou d'autres lignes directrices pourraient servir d'exemples pertinents.

E2.3 Environnement technique, opérationnel et organisationnel

Le présent paragraphe fournit des détails sur l'environnement technique, opérationnel et organisationnel dans lequel les travaux seront exécutés. Cet aspect sera plus important dans certains travaux où des questions de compatibilité technique pourront se poser. Dans certains cas, il importera de préciser dans le présent paragraphe comment les travaux s'inscriront dans d'autres initiatives, et quel sera l'utilisateur ultime du produit ou service.

E2.4 Méthode et source d'acceptation

Description des exigences relatives au rendement, à la qualité, au format et aux essais qui seront prises en considération pour mesurer si le travail est acceptable ou non.
L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Tous les produits livrables et les services fournis en vertu d'un contrat sont assujettis à une inspection par le chargé de projet de SC. Si le chargé de projet de SC juge qu'un bien ou un service n'est pas satisfaisant, il a le droit de le rejeter ou d'en demander la correction avant d'autoriser le paiement.

E2.5 Exigences relatives à la reddition de compte

Description des rapports sur le rendement ou l'état des travaux auxquels on s'attendra de l'entrepreneur pendant la durée du contrat. Le format et la fréquence ainsi que le nombre de copies et les exigences particulières de contenu seront précisés. Le paragraphe indique aussi s'il est nécessaire de donner des exposés ou de tenir des conférences ou des réunions d'étape entre l'entrepreneur et le chargé de projet.

E2.6 Procédures de contrôle de la gestion du projet

Le présent paragraphe fournit des détails sur la façon dont le chargé de projet contrôlera les travaux (réunions d'avancement, démonstrations, prototypes, etc.). Le paragraphe précise la façon dont le calendrier des paiements sera harmonisé avec la mesure du rendement pendant la durée du contrat. Dans l'énoncé de travail, la gestion du contrat et les moyens de contrôle devraient correspondre aux travaux et aux tâches.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Le chargé de projet de SC doit veiller à ce que le contrat soit exécuté en temps voulu, dans les limites du budget et selon une norme de qualité acceptable (soit par la présentation de rapports d'étape, de tests de fonctionnement, etc.).

E2.7 Procédures de gestion du changement

Description du processus par lequel les changements dans l'étendue des travaux seront traités.
Le paragraphe précise qu'aucun changement ne sera effectué sans l'autorisation écrite préalable du chargé de projet et la modification du contrat.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Santé Canada ne prévoit pas de modifier les exigences précisées dans l'EDT. Cependant, si des changements surviennent, ils doivent être consignés par le chargé de projet de SC, et une modification du contrat, précisant ces changements, doit être préparée.

E2.8 Titre de propriété intellectuelle

On prévoit qu'aucune propriété intellectuelle ne découlera de ce contrat. Dans la plupart des cas, la Couronne détiendra les droits de PI.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

La Couronne détient les droits de PI.

Santé Canada a déterminé que toute propriété intellectuelle découlant des travaux exécutés dans le cadre du contrat appartiendra au Canada, conformément au paragraphe 6.5 de la Politique du Conseil du Trésor sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État, qui précise que la Couronne peut détenir les droits de PI : « ...lorsque les éléments originaux se composent de matériel protégé par le droit d'auteur, sauf dans le cas des logiciels informatiques et de la documentation s'y rapportant. »

E3.0 Autres conditions de l'énoncé de travail

E3.1 Autorités

Le présent paragraphe identifie qui aura le rôle de chargé de projet, d'autorité contractante, et qui sera la personne qui traitera les questions administratives et de facturation. Le paragraphe précise également la manière dont l'entrepreneur doit interagir avec le chargé de projet et obtenir ses directives.

E3.2 Obligations de Santé Canada

Le présent paragraphe précise l'accès aux installations, le prêt ou l'utilisation d'équipement fourni par le gouvernement, et l'accès à la documentation et aux réseaux, entre autres, que Santé Canada fournira à l'entrepreneur. Suivent des exemples d'éléments qui peuvent être précisés sous cette rubrique :

• donner accès à la Bibliothèque des médicaments, aux publications et au matériel de référence du gouvernement et du Ministère;
• assurer la disponibilité d'un membre du personnel que l'entrepreneur pourra consulter;
• donner accès aux lignes directrices appropriées (lignes directrices et modèles de la CIH, le cas échéant);
• fournir des commentaires sur les rapports provisoires dans les cinq (5) jours ouvrables;
• planifier des téléconférences, au besoin;
• fournir de la documentation pertinente, conformément au paragraphe E6.1;
• fournir un soutien ou un appui complémentaire.

E3.3

E3.5

E3.6

E3.4

E3.7

Obligations de l'entrepreneur

Suivent des exemples d'éléments qui peuvent être précisés sous cette rubrique :

• assurer la confidentialité de tous les documents et des renseignements exclusifs;
• veiller à ce que l'ensemble des tâches, des produits livrables et des jalons soit accompli, comme il est précisé dans le paragraphe E2.1;
• remettre tout l'équipement appartenant à Santé Canada lorsque le contrat sera terminé;
• supprimer toutes les correspondances électroniques (p. ex. courriels);
• présenter tous les rapports sur copie papier, en Microsoft Office Word;
• assister à des réunions avec l'industrie, au besoin;
• participer à des téléconférences, au besoin;
• maintenir l'attestation de sécurité sans conflit pour la durée du contrat;
• garder tous les documents dans un endroit sécuritaire;
• assister à des réunions dans les bureaux de Santé Canada, au besoin;

Ce paragraphe peut également comprendre les autres obligations de l'entrepreneur qui n'ont pas encore été mentionnées.

Lieu du travail, emplacement des travaux et lieu de livraison

Indique l'endroit où les travaux doivent être exécutés.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Étant donné la charge de travail et les échéances, tout le personnel affecté à un contrat doit être prêt à collaborer étroitement et fréquemment avec le représentant du Ministère et d'autres membres du personnel du Ministère dans la RCN. Les travaux seront effectués à la résidence de l'entrepreneur ou dans une clinique privée.

Langue de travail

Indique si les travaux seront menés dans une langue particulière et, si tel est le cas, pour quel rôle et pour quelle tâche.

Exigences particulières

Indique si l'une ou l'autre des parties doit détenir une licence particulière ou fournir de l'information sur les brevets, les permis, les cautionnements ou l'importation ou l'exportation.

Dans la plupart des cas, ce paragraphe ne s'applique pas.

Exigences en matière de sécurité

Afin d'entreprendre les travaux, l'entrepreneur doit montrer qu'il répond aux exigences en matière de sécurité avant l'attribution du marché. Vous pouvez consulter le site suivant à titre d'information :
 http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/forms/330-23f.pdf

Les entrepreneurs et les sous-traitants doivent respecter la politique du gouvernement du Canada sur la sécurité relativement à la collecte, au contrôle, à la sauvegarde et au transport de renseignements de nature délicate portant la mention « Protégé B » pour le compte de Santé Canada. Avant de transmettre tout renseignement « Protégé », le chargé de projet de Santé Canada doit d'abord s'assurer que l'entrepreneur et le sous-traitant ont reçu la cote de fiabilité (anciennement la cote de fiabilité approfondie).

Voici les exigences minimales pour le traitement et la sauvegarde de renseignements portant la mention « Protégé B » :

• Toute information doit être sauvegardée et traitée dans une « zone de travail » (une zone de travail est un endroit dont l'accès est limité au personnel ayant une cote de sécurité (principe du besoin de connaître) et aux visiteurs convenablement accompagnés.
• Toute information que l'on n'utilise pas doit être gardée sous clé (le mobilier de bureau commercial pouvant être fermé à clé et les serrures de porte commerciales sont acceptables).
• L'entrepreneur et le sous-traitant doivent aussi effectuer un contrôle périodique afin de s'assurer qu'aucune infraction à la sécurité n'a eu lieu.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Avant que toute obligation ne soit exécutée dans le cadre de quelque contrat, les entrepreneurs et leurs employés affectés à l'exécution du contrat doivent avoir reçu une cote de fiabilité du gouvernement fédéral.

E3.8 Exigences en matière d'assurance

Dans la plupart des cas, ce paragraphe ne s'applique pas.

E3.9 Frais de déplacement et de subsistance

Si un déplacement est requis, le montant estimatif sera précisé. À noter que la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages s'appliquera.

E4.0 Calendrier du projet

E4.1 Dates prévues du début et de l'achèvement du projet

Indiquer le temps que prendra l'exécution des travaux. Des détails supplémentaires sont fournis dans le paragraphe de l'énoncé de travail qui précise le calendrier particulier qui devra être respecté pour l'achèvement des travaux.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

Les services de l'entrepreneur seront requis pour une période approximative de (semaines, mois ou années) et commenceront le ou vers le (jour, mois, année). La date d'achèvement prévue des travaux est le (jour, mois, année).

E4.2 Calendrier et niveau d'effort estimatif (répartition du travail)

Voir le paragraphe 2.1 sur la répartition du travail.

E5.0 Ressources exigées ou types de rôles à remplir

Brève description des rôles qui incomberont au personnel de l'entrepreneur, le cas échéant, et l'expertise particulière ou les exigences minimales pour chacun des rôles.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé : (Ajoutez l'expérience requise)

• Détenir un permis d'exercice de la médecine au Canada
• Être membre en règle du Collège des médecins et des chirurgiens de la province, etc.

E6.0 Documents applicables et glossaire

E6.1 Documents applicables

Joindre tous les documents d'information, dessins, spécifications, échantillons ou informations pertinents qui sont importants pour montrer quels travaux doivent être exécutés, quand et comment.

E6.2 Termes, acronymes et glossaires pertinents

Explication des termes, acronymes ou libellés utilisés dans le corps de l'énoncé de travail.

L'énoncé suivant pourrait être utilisé :

SC - Santé Canada
DPT - Direction des produits thérapeutiques
BTO - Bureau de la transformation opérationnelle
CT - Conseil du Trésor
EDT - Énoncé de travail

E6.3 Signature d'approbation de la ressource proposée

La phrase suivante apparaîtra à la fin de chaque énoncé de travail.

REMARQUE : Avant de signer l'Énoncé de travail, si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec le chargé de projet mentionné ci-dessus.

Si vous acceptez les conditions du présent énoncé de travail, veuillez le signer et y inscrire la date. Le document sera considéré comme votre proposition par Santé Canada. Veuillez ensuite me le faire parvenir par télécopieur, au (613) 946-0729, dans les deux jours ouvrables suivant la réception du document.

Veuillez envoyer une copie originale signée par la poste.