Guide du partenaire commercial utilisateur du système Produits de santé naturels en direct

Septembre 2009 - Version 1.1

À propos de ce guide

Ce document a pour but de fournir des renseignements sommaires aux partenaires commerciaux qui utiliseronjt le système en direct mis à leur disposition par la Direction des produits de santé naturels de Santé Canada.

Table des matières

1. Introduction
   • 1.1 Aperçu
   • 1.2 Processus de présentation en direct
     • 1.2.1 Objectifs
   • 1.3 PosteCS^MC
   • 1.4 Exigences système
2. Enregistrement et inscription
   • 2.1 Rôles et responsabilités
   • 2.2 Enrolment Process
     • 2.2.1 Aperçu du processus d'inscription
     • 2.2.2 Amorce du processus
     • 2.2.3 Préparation de la demande d'inscription
       • 2.2.3.1 Étape 1 : Remplir l'entente de partenariat commercial
       • 2.2.3.2 Étape 2 : Remplir le formulaire de Profil du partenaire commercial
       • 2.2.3.3 Étape 3 : Fournir une attestation de la capacité juridique de signer l'Entente de partenariat commercial au nom du partenaire commercial
       • 2.2.3.4 Étape 4 : Présenter la demande d'inscription
     • 2.2.4 Examen préalable de la demande d'inscription
3. Conserver les renseignements sur le partenaire commercial
   • 3.1 Adresse du partenaire commercial
   • 3.2 Renseignements concernant l'adresse de l'utilisateur primaire
   • 3.3 Secrets partagés
   • 3.4 Conserver les renseignements sur les utilisateurs délégués
   • 3.5 Attestation
4. Présentation d'une demande électronique
   • 4.1 Adresses PosteCSPosteCS^MC multiples
   • 4.2 Détection de virus
   • 4.3 Les messages PosteCSPosteCS^MC doivent provenir d'expéditeurs ayant un statut « actif »
   • 4.4 Correspondance électronique entretenue avec des utlisateurs inscrits seulement
   • 4.5 Les transactions sont effectuées avec l'utilisateur primaire seulement
   • 4.6 L'utilisateur primaire actif doit être inscrit en tout temps
5. Demandes de renseignements et aide

Table des figures

• Figure 1 : Processus de présentation des demandes en direct
• Figure 2 : Aperçu du processus d'inscription
• Figure 3 : Profil du partenaire commercial - Nouvelle demande
• Figure 4 : Partie 1A - Renseignements sur le partenaire commercial
• Figure 5 : Partie 1B - Renseignements sur l'utilisateur primaire
• Figure 6: Partie 1C - Renseignements relatifs aux secrets partagés
• Figure 7: Partie 2 - Renseignements sur l'utilisateur délégué
• Figure 8: Attestation
• Figure 9 : Modification de l'adresse du partenaire commercial
• Figure 10: Modification des renseignements sur l'utilisateur primaire
• Figure 11 : Champs obligatoires - Utilisateur primaire, Secrets partagés et Renseignements sur l'utilisateur délégué
• Figure 12 : Utilisateur délégué
• Figure 13: Sauvegarde d'un formulaire de Profil du partenaire commercial modifié

1. Introduction

1.1 Aperçu

Le présent document vise à fournir un récapitulatif sommaire aux utilisateurs virtuels du système en direct mis à la disposition par la Direction des produits de santé naturels (DPSN) de Santé Canada.

La DPSN a créé le système Produits de santé naturels en direct pour permettre aux demandeurs d'envoyer des renseignements par voie électronique. Toute personne qui souhaite faire affaire avec la DPSN par voie électornique, en son nom ou au nom d'un tiers, peut utiliser les modalités de présentation électroniques du système Produits de santé naturels en direct. Ces « personnes » désignent:

• Les demandeurs d'une licence de mise en marché ou de licence d'exploitation;
• Les représentants au Canada d'un demandeur résidant hors du Canada; et
• Les entités de tierces parties déléguées (par ex., des consultants).

Toutefois, pour être en mesure d'exploiter le système en vue de la présentation d'une demande électronique les utilisateurs doivent d'abord s'inscrire. L'enregistrement est requis afin d'établir les coordonnées nécessaires pour authentifier l'identité du demandeur dans un contexte électronique. Une fois inscrits, les demandeurs et leurs représentants sont reconnus en tant que partenaires commerciaux et seront en mesure de faire affaire avec la DPSN par voie électronique en utilisant le courrier protégé PosteCS^MC.

Nota: L'enregistrement au système Produits de santé naturels (PSN) en direct n'est pas obligatoire pour les demandeurs et les représentants qui souhaitent continuer à présenter leurs demandes de licence en version papier ou CD.

1.2 Processus de présentation en direct

1.2.1 Objectifs

Un des objectifs clés du système Produits de santé naturels en direct est d'établir un processus de bout en bout d'échange électronique de renseignements protégés entre la DPSN et les demandeurs.

La solution retenue à cette fin est le service PosteCS^MC de Postes Canada. Il s'agit d'un service sécurisé de livraison de documents donnant aux entreprises la capacité d'envoyer des documents de nature confidentielle tout en obtenant l'assurance instantanée d'une livraison prompte et efficace. Les participants du projet pilote s'inscrivent tout simplement et reçoivent une facture mensuelle dont le montant varie en fonction du nombre d'envois.

Un aperçu du processus de présentation au moyen du service est illustré ci-dessous dans la figure 1.

Figure 1 : Processus de présentation des demandes en direct

1.3 PosteCS^MC

Dans le cadre du processus de présentation de demandes de licence en direct, la DPSN échange avec ses partenaires commerciaux divers documents par voie électronique en utilisant le système de courrier électronique protégé PosteCS^MC de Postes Canada. Ce service assure le transfert sécurisé des documents afférents aux demandes de licence et de toute correspondance connexe entre les demandeurs et la DPSN.

Afin d'effectuer un échange électronique, l'utilisateur doit s'abonner au service de courriel protégé PosteCS qui offre des mesures de sécurité telles que :

• Chiffrement de données : la capacité de chiffrer et de déchiffrer des messages électroniques et des pièces jointes.
• Signature électronique : la capacité de signer électroniquement des données et des documents afin de s'assurer de l'identité et de l'intention de l'expéditeur des renseignements ainsi que de l'intégrité des données reçues.
• Non-répudiation : un moyen pour se défendre contre la dénégation d'une transaction dans le Système en direct PSN. Exige l'utilisation de technologies telles que l'horodatage, l'enregistrement des transactions et la conservation des données relatives aux transactions, pour référence ultérieure.

Pour que ces caractéristiques fonctionnent, le partenaire commercial doit configurer ses préférences de sécurité relatives au compte PosteCS. En particulier, dans Préférences de nouveau message, la sélection sous Sécurité doit indiquer Protection par mot de passe. Cette définition garantit que les messages envoyés par le partenaire commercial ne pourront être reçus que par un autre compte PosteCS.

Un partenaire commercial doit utiliser le service PosteCS pour transmettre des documents électroniques dans un des cas suivants

• Le(s) document(s) envoyé(s) comporte(nt) un emplacement réservé à la signature;
• Le message ou les pièces jointes se rapportent à des détails clés de la demandede licence, tels que le nom du produit, le pistage/le numéro de la présentation ou les ingrédients; ou
• Les renseignements envoyés sont de nature confidentielles et n'entrent pas dans le domaine public.

L'utilisation du système de courrier électronique protégé PosteCS ne diffère pas de l'exploitation d'un autre logiciel de messagerie Internet (tels que Microsoft Outlook, Lotus Notes Mail, Microsft Network (MSN) Hotmail, Yahoo Mail, etc.) En activant un navigateur Web, le partenaire commercial peut ouvrir une session su le site PosteCS de Postes Canada à l'aide d'un identificateur (ID) de format valide et un mot de passe. Tout nouveau message est déposé dans la boîte aux lettres du partenaire commercial.

Postes Canada notifie également la livraison d'un message PosteCS à l'adresse courriel courante du partenaire commercial (voir l'exemple ci dessous).

Pour retirer un envoi, le partenaire commercial doit se connecter au compte PosteCS en sélectionnant l'adresse URL de notification fournie ou en se rendant sur le site Web de PosteCS^MC .

Nota : Assurez-vous de retirer l'envoi avant la date d'expiration affichée car autrement elle ne sera plus accessible.

1.4 Exigences système

La configuration du poste de travail suivante est recommandée afin de préparer et de soumettre les formulaires électroniques associés au système PSN en direct :

• Ordinateur personnel compatible IBM
• Processeur Pentium IV 1,6 Mhz
• 1 Go de mémoire vive
• Système d'exploitation Windows 2000 Service Pack 4 ou Windows XP Service Pack 2
• Internet Explorer 6.0 ou version ultérieure
• Connexion Internet haute vitesse
• La plus récente version d'Adobe Reader (actuellement 8.1.2)
• Capacité de stockage d'au moins 10 Mo d'espace disque par demande présentée (soit l'équivalent de 200 à 2 000 pages recto dépendant du format électronique et du contenu graphique de la documentation pertinente).

En plus des éléments techniques précités, le navigateur doit posséder les caractéristiques suivantes :

• Soutien du protocole Secure Sockets Layer (SSL) 3.0 - Chiffrement 128-bits
• JavaScript activé
• Témoins activés
• Machine virtuelle Java (JVM) de Sun 1.4.2_03 ou version plus récente (La machine virtuelle Java peut être téléchargée sur le site Web Java. Sélectionnez le lien Téléchargement gratuit Java pour démarrer le processus de téléchargement.)

Bien qu'il soit possible d'exploiter le système à un niveau de performance réduit ayant une capacité inférieure ou un autre matériel, les spécifications du logiciel doivent être respectées pour utiliser avec succès les formulaires électroniques.

2. Enregistrement et inscription

2.1 Rôles et responsabilités

Partenaire commercial : Le partenaire commercial est une entité qui a le statut d'une personne au sens de la loi - à savoir une personne physique qui peut être ou non titulaire d'un nom commercial, ou encore, d'une raison sociale créée en vertu de la loi pour diriger une entreprise commerciale comme une société, un partenariat, ou une coopérative - qui désire faire affaire en toute sécurité avec la DPNS via l'Internet.

Utilisateur primaire : L'utilisateur primaire est un dirigeant ou un employé du partenaire commercial, qui est dûment autorisé à signer l'Entente de partenariat commercial au nom de l'organisation. Pour ces partenaires commerciaux qui sont des propriétaires uniques, les titulaires de l'entreprise peuvent être les utilisateurs primaires pour le Système en direct PSN. Chaque partenaire commercial n'a qu'un seul utilisateur primaire. Une fois que les documents pour l'inscription sont dûment remplis, l'utilisateur primaire sera en mesure d'autoriser des comptes supplémentaires pour des utilisateurs délégués le cas échéant, afin d'appuyer les besoins du partenaire commercial. L'utilisateur primaire pourra également revoquer un utilisateur délégué à tout moment. La DPSN vérifiera et refusera l'accès à quiconque n'est pas autorisé à transiger au nom du partenaire commercial. L'utilisateur primaire sera avisé par courrier électronique (PosteCS) si une personne non autorisée tente d'intervenir au nom du partenaire commercial.

Utilisateur délégué : L'utilisateur délégué est une personne désignée par l'utilisateur primaire pour les besoins liés au Système en direct PSN. Une fois que l'utilisateur primaire a autorisé les utilisateurs délégués et que la DPSN a activé leurs comptes en direct PSN, les utilisateurs délégués peuvent commencer à transiger au moyen du Système en direct PSN. Les utilisateurs délégués n'ont pas le droit de créer de comptes pour d'autres personnes, et leur droit d'accès est géré par l'utilisateur primaire qui les a autorisés à titre d'utilisateur délégué.

Table 1 : Rôles et responsabilités

Partenaire commercial	Utilisateur primaire	Utilisateur délégué
Entité ayant le statut d'une personne au sens de la loi (attestation requise); Peut-être une personne physique ou une personne morale reconnue à des fins commerciales; Le partenaire commercial n'a qu'un utilisateur primaire seul et unique.	Personne physique qui signe l'Entente de partenariat commercial (attestation du pouvoir de signature requise); Est tenue responsable par la DPSN de toute l'activité virtuelle accomplie au nom du partenaire commercial; Peut déléguer ou révoquer le pouvoir délégué à des tiers (utilisateurs délégués) pour transiger avec la DPNS par voie électronique au nom du partenaire commercial tout en continuant d'être tenue responsable de cette activité.	Personne physique désignée par l'utilisateur primaire pour transiger par voie électronique avec la DPSN au nom du partenaire commercial; Le nombre d'utilisateurs délégués par le partenaire commercial n'est aucunement limité; La délégation de pouvoirs n'est pas propre à une présentation de demande plutôt qu'à une autre; cette délégation demeure en vigueur jusqu'à sa révocation par l'utilisateur primaire.

2.2 Processus d'inscription

2.2.1 Aperçu du processus d'inscription

Un récapitulatif du processus d'inscription est illustré dans la figure 2 ci-dessous:

Figure 2 : Aperçu du processus d'inscription

2.2.2 Amorce du processus

Le processus d'inscription débute par le téléchargement de la Trousse d'inscription du Système PSN en direct depuis le site Web de la DPSN.

La trousse d'inscription est un fichier compressé qui consiste des documents suivants :

• Guide d'inscripton au système Produits de santé naturels en direct (le présent document);
• Entente de partenariat commercial - Produits de santé naturels en direct;
• Formulaire de Profil du partenaire commercial (PPC) pour une première inscription au système PSN en direct;
• Modèle de délégation du pouvoir de signature.

Avant de remplir tout formulaire d'inscription, il convient de prendre connaissance de chacun des documents à commencer par Solution Produits de santé naturels en direct : Guide de présentation électronique des demandes de mise en marché.

2.2.3 Préparation de la demande d'inscription

D'ordinaire, l'utilisateur primaire remplit les volets qui composent la demande d'inscription. L'utilisateur primaire doit signer l'Entente de partenariat commercial et le formulaire de Profil du partenaire commercial pour qu'ils puissent prendre effet.

2.2.3.1 Étape 1 : Remplir l'entente de partenariat commercial

L'Entente de partenariat commercial fixe les modalités et conditions en vertu desquelles la Direction des produits de santé naturels rendra accessible le système Produits de santé naturels en direct au partenaire commercial aux fins de la présentation de renseignements : Un partenaire commercial doit être soit :

• Le propriétaire unique d'une entreprise à son nom (personne physique) ou sous une raison sociale (par exemple - le titulaire d'une entreprise enregistrée sous un nom ou un numéro) soit
• Une société commerciale constituée ou
• Une société de personnes.

Le propriétaire unique qui traite sous un nom différent de son nom véritable doit indiquer sur l'Entente de partenariat commercial et dans le bloc A - Partenaire commercial : Nom légal du partenaire commercial du PPC aussi bien son nom légal (enregistré) que son nom commercial. Une société de personnes doit également mentionner le nom des associés.

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles une entreprise ou une personne n'est pas admissible au statut de partenaire commercial :

• L'entité commerciale désignée pour cause d'utilité au sein de la structure organisationnelle d'une entreprise qui ne détient pas de statut juridique distinct (par exemple - « Une filiale de... »).
• Une entreprise ou société unipersonnelle résidant à l'extérieur du pays et n'ayant pas de représentant au Canada. Ce représentant doit avoir qualité d'utilisateur délégué dans le formulaire de Profil du partenaire commercial.

2.2.3.2 Étape 2 : Remplir le formulaire de Profil du partenaire commercial

Le formulaire de Profil du partenaire commercial doit être rempli à l'aide du logiciel Adobe Reader. Cela garantit que le demandeur a installé la capacité matérielle et logicielle appropriée pour utiliser les fomulaires électroniques de Produits de santé naturels en direct. Pour plus de détails sur les exigences techniques du système ou pour télécharger Adobe Reader, allez sur le site Web d'Adobe.

La première partie du formulaire requiert du demandeur qu'il précise s'il s'agit d'une nouvelle demande ou de la modification d'un profil existant (voir la figure 3, ci dessous). Aux fins de l'inscription, ce formulaire est utilisé en sélectionnant Nouveau profil du partenaire commercial.

Figure 3 : Profil du partenaire commercial - Nouvelle demande

Le restant du formulaire est utilisé pour définir les renseignements concernant le partenaire commercial et l'utilisateur primaire qui sont consignés dans le système Produits de santé naturels en direct une fois que la demande aura été approuvée.

Partie 1A Partenaire commercial

Dans cette section du formulaire, le demandeur remplit les coordonnées du partenaire commercial, y compris les renseignements au sujet des personnes-ressources. Les partenaires commerciaux sont priés de signaler leur qualité de membre de tout conseil ou association du secteur des produits de santé naturels. Si le partenaire commercial est membre d'associations qui ne figurent pas sur la liste, elles peuvent être ajoutées en sélectionnant le bouton Ajouter une affiliation dans le coin inférieur droit (voir la figure 5 ci dessous).

Figure 4 : Partie 1A - Renseignements sur le partenaire commercial

Partie 1B Utilisateur primaire

Dans cette section du formulaire, le demandeur remplit les renseignements sur l'utilisateur primaire. L'Entente de partenariat commercial fait état de situations dans lesquelles la DPSN a besoin de communiquer avec le partenaire commercial, soit pour l'aviser soit pour lui notifier des renseignements afférents au système Produits de santé naturels en direct. Dans ces cas, la DPSN contacte l'utilisateur primaire à l'aide des renseignements fournis dans cette section voir la figure 4 ci dessous.

Figure 5 : Partie 1B - Renseignements sur l'utilisateur primaire

Après avoir procédé à l'inscription, l'utilisateur primaire est tenu de signaler à la DPSN les renseignements suivants :

• Les éléments énoncés dans l'Entente de partenariat commercial du système Produits de santé naturels en direct;
• Toute modification apportée aux renseignements fournis dans l'Entente de partenariat commercial, tel qu'un changement de nom; et
• Toute modification apportée aux renseignements fournis dans le formulaire de Profil du partenaire commercial avant de procéder à l'inscription au système Produits de santé naturels en direct.

Partie 1C Secrets partagés

La DPSN utilise cette section (voir la figure 6) pour authentifier l'identité de l'utilisateur primaire, tant au cours du processus d'inscription que plus tard, au moment de demander des mises à jour du profil du partenaire commercial. Les réponses à ces questions préétablies doivent être brèves, propres à la personne et faciles à retenir. Au cours de l'examen préalable de la demande d'inscription, si le demandeur n'est pas en mesure de fournir ces réponses, la DPSN mettra un terme au processus d'inscription et refusera la demande d'inscription.

Figure 6: Partie 1C - Renseignements relatifs aux secrets partagés

Partie 2 Utilisateur délégué

Le demandeur peut saisir l'occasion de l'inscription pour désigner d'autres utilisateurs qui sont autorisés à transiger par voie électronique au nom du partenaire commercial. Ces personnes sont désignées par le terme d'utilisateurs délégués dont le nom peut être ajouté ou révoqué par l'utilisateur primaire à n'importe quel moment après l'inscription. Pour ajouter plus d'un utilisateur délégué, sélectionnez le bouton Ajouter un utilisateur délégué (voir la figure 7, ci dessous).

Figure 7: Partie 2 - Renseignements sur l'utilisateur délégué

Nota : Les partenaires commerciaux résidant hors du Canada doivent désigner au moins un utilisateur délégué résidant au Canada. Cette personne est censée remplir le rôle de représentant en ce qui a trait à toutes les demandes présentées.

Les modifications apportées à tout élément du profil du partenaire commercial sont communiquées à la DPSN par l'utilisateur primaire qui envoie un formulaire de Profil du partenaire commercial dûment mis à jour (v. Section 3 -Conserver les renseignements sur le partenaire commercial.) Avant l'approbation de l'inscription, ces renseignements doivent être envoyés par la poste ou messagerie. En toutes circonstances, évitez d'envoyer des données protégées (par ex., des renseignements personnels) par le courrier ordinaire, à moins d'utiliser PosteCS.

Attestation

Cette dernière section du Profil du partenaire commercial exige de la part de l'utilisateur primaire l'apposition de la signature et de la date au formulaire. En sélectionnant le bouton Compléter (voir la figure 8, ci dessous), l'utilisateur primaire peut vérifier que tous les champs d'information requis ont été adéquatement remplis.

Figure 8: Attestation

2.2.3.3 Étape 3 : Fournir une attestation de la capacité juridique de signer l'Entente de partenariat commercial au nom du partenaire commercial

Le demandeur doit réunir et assembler des copies de l'attestation confirmant la capacité juridique de l'utilisateur primaire de signer l'Entente de partenariat commercial au nom du partenaire commercial. Deux types de documents à l'appui sont requis :

1. Attestation du nom légal du partenaire commercial; et
2. Autorisation attestant que l'utilisateur primaire a la faculté légale de signer au nom du partenaire commercial.

La documentation fournie dépendra des circonstancesindividuelles du partenaire commercial.

1. Attestation du nom légal du partenaire commercial :

   Dans le cas d'une société constituée en personne morale, un des documents suivants :

   • Certificat de constitution (indiquant la raison sociale, l'adresse et les dirigeants d'entreprise); ou
   • Lettres patentes ou tout autre document officiel de constitution en personne morale.

   Dans le cas d'une personne physique qui détient un nom commercial enregistré, un des documents suivants :

   • Enregistrement d'un nom commercial; ou
   • Avis sur la TPS de l'Agence du revenu du Canada.

   Dans le cas d'une société de personnes:

   • Contrat de société (indiquant le nom de la société ainsi que l'adresse et les noms des associés).
2. Autorisation attestant que l'utilisateur primaire a la faculté légale de signer au nom du partenaire commercial

   Dans le cas d'une société constituée en personne morale, un des documents suivants :

   • Certificat de constitution (désignation de l'utilisateur primaire en qualité de dirigeant); ou
   • Lettre attestant que l'utilisateur primaire nommément désigné a la capacité juridique de signer au nom du partenaire commercial; la lettre doit être rédigée sur le papier en-tête de la société par un des dirigeants désignés dans le certificat de constitution. Un modèle de délégation du pouvoir de signature est fourni.

   Dans le cas d'une personne physique qui détient un nom commercial enregistré, un des documents suivants :

   • Enregistrement; ou
   • Avis sur la TPS de l'Agence du revenu du Canada.

   Dans le cas d'une société de personnes :

   • Contrat de société (indiquant le nom de la société ainsi que l'adresse et les noms des associés y compris ceux de l'utilisateur primaire).

Nota : Vous n'êtes pas sûrs des documents à l'appui qu'il convient de produire ? Contactez la Direction des produits de santé naturels par courriel à l'adresse NHPD_DPSN@HC-SC.GC.CA.

2.2.3.4 Étape 4 : Présenter la demande d'inscription

Après avoir rempli le formulaire de demande et réuni tous les documents pertinents, l'utilisateur primaire est prêt à présenter la trousse d'inscription complète. Étant donné que la demande d'inscription exige la remise à la DPSN des documents originaux dûment signés, la livraison ne peut s'effectuer en direct. Par conséquent, la trousse d'inscription doit être présentée à la DPSN par la poste ou messagerie (les envois par télécopieur et courriel ordinaire ne seront pas acceptés) à l'adresse:

Santé Canada
Direction des produits de santé naturels
Inscription PSN en direct
Tour A Qualicum
2936, chemin Baseline
Ottawa (Ontario) K1A 0K9
Canada

La trousse d'inscription complète doit inclure :

• L'original de l'Entente de partenariat commercial dûment signée, en double exemplaire;
• Un formulaire de Profil du partenaire commercial dûment rempli et signé; et
• L'attestation de la capacité juridique de signer au nom du partenaire commercial.

Les demandes d'inscription ne seront pas traitées sans tous les documents pertinents et complets.

L'utilisateur primaire peut vérifier l'état d'avancement de la demande d'inscription en communiquant avec la Direction des produits de santé naturels par courriel à NHPD_DPSN@HC-SC.GC.CA.

2.2.4 Examen préalable de la demande d'inscription

L'examen de la demande d'inscription s'amorce dès que la DPSN est en possession de la trousse complète. La DPSN communiquera avec l'utilisateur primaire par téléphone à l'aide des renseignements fournis si elle a besoin de poser des questions ou d'obtenir des précisions quant au contenu des documents présentés. Au moyen de PosteCS^MC, la DPSN contacte l'utilisateur primaire pour fixer une entrevue téléphonique visant à confirmer le contenu du Profil du partenaire commercial inclus dans la trousse d'inscription. La DPSN prendra la décision d'approuver ou de refuser l'inscription en fonction de l'issue de l'entrevue et des contenus de la demande.

Si la demande d'inscription est approuvée, la DPSN procède à plusieurs activités internes incluant :

• Activation du compte du partenaire commercial du système Produits de santé naturels en direct; et
• Inscription de l'utilisateur primaire et des utilisateurs délégués éventuels agissant au nom du partenaire commercial.

Ces activités internes sont transparentes pour le partenaire commercial. Après avoir mené à bien son inscription, le partenaire commercial reçoit les notifications suivantes :

• Un message de confirmation (envoyé à l'utilisateur primaire par courrier électronique protégé PosteCS); et
• Un exemplaire signé de l'Entente de partenariat commercial (envoyée par la poste).

Tous les autres renseignements concernant la préparation et la présentation des demandes sont accessibles sur le site Web de la Direction des produits de santé naturels.

Sur confirmation de l'inscription, le partenaire commercial est habilité à présenter des demandes de licence et les documents pertinents par voie électronique.

3. Conserver les renseignements sur le partenaire commercial

Le formulaire Profil du partenaire commercial (PPC) qui a été utilisé initialement durant le processus d'inscription peut être utilisé également pour conserver les renseignements sur le partenaire commercial, incluant :

3.1 Adresse du partenaire commercial

Lorsqu'on modifie les renseignements sur le partenaire commercial, le Nom légal du partenaire commercial et le Nom commercial doivent être indiqués. Certaines modifications exigent la production de documents pertinents à l'appui.

Figure 9 : Modification de l'adresse du partenaire commercial

Nota : Comme illustré ci-dessus dans la figure 9 - Modification de l'adresse du partenaire commercial, seuls les renseignements sur le partenaire commercial surlignés peuvent être modifiés.

Si le Nom légal du partenaire commercial a besoin d'être modifié , une nouvelle Entente de partenariat commercial (EPC) sera requise. Reportez vous à la Section 2.2 - Processus d'inscription au sujet des procédures afférentes à la présentation d'une nouvelle EPC.

3.2 Renseignements concernant l'adresse de l'utilisateur primaire

On ne peut modifier tous les renseignements sur l'utilisateur primaire à l'aide du formulaire de Profil du partenaire commercial mais uniquement les renseignements surlignés (v. la figure 10) S'il y a lieu de modifier les Nom de l'utilisateur primaire, le Nom de l'organisation ou l'Adresse de PosteCS^MC, un nouveau PPC est requis car il s'agit d'un changement important. Reportez-vous à la Section 2.2 - Processus d'inscription au sujet des procédures afférentes à la présentation d'un nouveau PPC.

Figure 10: Modification des renseignements sur l'utilisateur primaire

Lorsqu'on modifie les renseignements sur l'utilisateur primaire, le Nom légal du partenaire commercial dans le bloc A - Partenaire commercial, ainsi que le Nom de l'utilisateur primaire et l'Adresse PosteCS dans le bloc B - Utilisateur primaire doivent être indiqués (v. la figure 11 - Champs obligatoires, ci dessous).

Figure 11 : Champs obligatoires - Utilisateur primaire, Secrets partagés et Renseignements sur l'utilisateur délégué

3.3 Secrets partagés

Tous les renseignements à l'intérieur du bloc C - Secrets partagés peuvent être modifiés. Toutefois, lorsqu'on modifie Secrets partagés, le Nom légal du partenaire commercial et le Nom commercial dans le bloc A - Partenaire commercial ainsi que le Nom de l'utilisateur primaire et l'Adresse de PosteCS^MC dans le bloc B - Utilisateur primaire, les renseignements doivent être indiqués (comme illustré dans la figure 11 - Champs obligatoires, ci-dessus).

3.4 Conserver les renseignements sur les utilisateurs délégués

Tous les renseignements indiqués dans la Partie 2 - Utilisateurs délégués peuvent être modifiés. Toutefois, la gestion des renseignements concernant les utilisateurs délégués requiert la mention du Nom légal du partenaire commercial et du Nom commercial dans le bloc A - Partenaire commercial ainsi que le Nom de l'utilisateur primaire et l'Adresse de PosteCS^MC dans le bloc B - Utilisateur primaire (comme l'illustré la figure 11 - Champs obligatoires, ci-dessus).

En apportant des modification dans la section réservée aux utilisateurs délégués, veuillez préciser (comme dans la figure 12 - Utilisateur délégué, ci dessous):

• Ajouter (ajouter un nouvel utilisateur délégué)
• Modifier (modifier les coordonnées d'un utilisateur délégué en fonction)
• Révoquer (révoquer l'accès d'un utilisateur délégué en fonction).

Figure 12 : Utilisateur délégué

Des utilisateurs délégués multiples peuvent figurer sur le même formulaire. Afin de modifier plus d'un utilisateur délégué, sélectionnez le bouton Ajouter un utilisateur délégué.

Indiquez le nom de l'utilisateur délégué et les renseignements nécessaires pour communiquer avec la personne, par exemple, le nom de l'organisation (si elle diffère de celle du partenaire commercial), l'adresse postale complète, les numéros de téléphone et de télécopieur, le poste occupé et le titre, l'adresse de courriel et la langue préférée. L'adresse postale complète n'est pas requise si l'utilisateur délégué a la même adresse du partenaire commercial, indiquée dans la « Partie 1 - Bloc A ».

Chaque utilisateur délégué doit avoir une Adresse PosteCS^MC unique; dans le cas contraire, l'inscription sera refusée par la DPSN.

Nota : Puisque l'Adresse PosteCS^MC définit uniquement un utilisateur délégué, elle n'est pas modifiée. Afin de modifier l'Adresse PosteCS^MC , révoquez dans un premier temps l'utilisateur délégué, puis ajoutez une nouvelle fois ses Nom et Adresse PosteCS^MC.

Nota : En révoquant un utilisateur délégué, seulement son nom complet et l'Adresse PosteCS^MC sont requis.

3.5 Attestation

Puisque le formulaire de Profil du partenaire commercial dûment rempli est envoyé à la DPSN au moyen de PosteCS, aucune signature n'est requise lorsqu'on apporte des modifications à un profil existant. Le formulaire insérera automatiquement le Nom de l'utilisateur primaire dans le bloc signature.

Nota : Toutes les modifications du PPC doivent être envoyées par l'utilisateur primaire à l'adresse NHPSN_POSTECS_TPC@HC-SC.GC.CA de la DPSN en utilisant PosteCS. Aucune autre source ne sera acceptée.

Au moment de sauvegarder le formulaire de Profil du partenaire commercial (PPC), utilisez le sigle approprié (tels que PPC), le numéro itératif et la date afin de créer un nom de fichier unique.

4. Présentation d'une demande électronique

Les détails du processus d'inscription sont décrits dans le Guide de présentation électronique des demandes de mise en marché.

Le processus d'inscription du partenaire commercial de la Direction des produits de santé naturels établit essentiellement l'adresse PosteCS^MC de chaque individu et l'équivalence électronique d'une signature personnelle. Pour cette raison, il est essentiel que les partenaires commerciaux protègent l'identificateur et le mot de passe correspondant à chaque adresse PosteCS^MC. Chaque utilisateur doit protéger son mot de passe de la même façon qu'un numéro d'identification personnelle (NIP) ou un code d'accès aux services bancaires en direct; les mots de passe ne doivent jamais être partagés ou gardés dans un endroit où ils peuvent être trouvés par d'autres.

Les partenaires commerciaux sont habilités à soumettre par voie électronique à la DPSN des formulaires incluant les demandes de licence et les documents pertinents. Toutefois, il y a lieu de prêter attention à quelques concepts élémentaires au moment de faire affaire avec la DPSN électroniquement.

4.1 Adresses PosteCS^MC multiples

La DPSN a des adresses PosteCS multiples.

Les messages du partenaire commercial peuvent être reçus à deux adresses DPSN PosteCS :

• NHPSN_POSTECS_TPC@HC-SC.GC.CA pour les activités de gestion du partenaire commercial, tel que le processus d'inscription ou les modifications de son profil; et
• NHPSN_POSTECS_SM-GP@HC-SC.GC.CA relativement aux démarches concernant la présentation des demandes.

Tout comme pour les partenaires commerciaux, la DPSN détient des comptes PosteCS individuels pour ses dirigeants. Un partenaire commercial peut recevoir un message de la part d'uen adresse PosteCS dans le format suivant :

NHP_POSTECS_PSNnnn@HC-SC.GC.CA où nnn est un numéro à 3-chiffres.

En ce qui a trait aux messages reçus de la DPSN, les partenaires commerciaux sont vivement encouragés à répondre à l'adresse principale appropriée dans toutes les cas. Le message sera alors acheminé àa la personne compétente ou à un substitut si l'auteur initial du message n'est pas disponible. Si un partenaire commercial choisit de répondre directement à l'agent initial, la DPSN n'aucune possibilité de rerouter le message à un autre agent, si le premier n'est pas en mesure d'accéder au compte PosteCS. Un partenaire commercial peut toujours décider d'envoyer une réponse aussi bien à l'auteur qu'au compte principal, sachant que le coût du message PosteCS message est facturé par adresse.

4.2 Détection de virus

Avant d'être ouverts, les messages entrants de PosteCS sont filtrés pour détecter la présence de virus éventuels.

Si un message entrant (et notamment les pièces jointes) ne passe pas le contrôle antivirus, la DPSN répond à l'expéditeur par un message approprié.

4.3 Les messages PosteCS^MC doivent provenir d'expéditeurs ayant un statut « actif »

L'expéditeur d'un message entrant PosteCS doit être inscrit et avoir statut « actif ».

Si l'adresse PosteCS de l'expéditeur est connue mais ce dernier n'a pas statut « actif » (il a été, par exemple, révoqué), le courriel sera envoyé à l'utilisateur primaire accompagné d'un message approprié.

Si l'adresse PosteCS est inconnue mais le partenaire commercial peut être identifié par les données inscrites dans la dermande de licence ou les pièces jointes, le courriel sera envoyé à l'utilisateur primaire accompagné d'un message approprié.

Si l'adresse PosteCS est inconnue et le partenaire commercial ne peut être identifié par les données inscrites dans la dermande de licence ou les pièces jointes, le courriel sera retourné à l'expéditeur accompagné d'un message approprié.

4.4 Correspondance électronique entretenue avec des utlisateurs inscrits seulement

La correspondance électronique afférente aux présentations est entretenue seulement avec les partenaires commerciaux inscrits désignés dans la partie 1 de la demande de licence.

Tout utilisateur inscrit peut envoyer des renseignements à la DPSN - y compris la présentation de demandes de licence au nom de son partenaire commercial. Toutefois, les procédures de sécurité et d'intégrité de la DPSN déterminent que toute communication électronique de départ concernant une demande de licence peut être envoyée uniquement aux utilisateurs inscrits désignés dans la partie 1 de la demande de licence. Si aucune des personnes mentionnées dans la partie 1 n'a qualité d'utilisateur inscrit, la communciation est acheminée à l'utilisateur primaire.

4.5 Les transactions sont effectuées avec l'utilisateur primaire seulement

Détenant un pouvoir de signature confirmé au nom du partenaire commercial, l'utilisateur primaire est la personne-ressource exclusive de la DPSN dans les situations suivantes :

• Modifications apportées au profil du partenaire commercial;
• Notifications énoncées en détail dans l'Entente de partenariat commercial; et
• Questions concernant des expéditeurs qui prétendent agir au nom du partenaire commercial (par exemple, les utilisateurs délégués).

4.6 L'utilisateur primaire actif doit être inscrit en tout temps

Le partenaire commercial doit s'assurer qu'un utilisateur primaire actif est inscrit en tout temps.

Aux termes de l'Entente de partenariat commercial, le partenaire commercial doit remplacer l'utilisateur primaire si cette personne n'est plus en mesure de remplir ses obligations en son nom. Un partenaire commercial pourrait agir temporairement sans un utilisateur primaire et continuer de faire affaire par voie électronique. Toutefois, dans les circonstances décrites ailleurs dans le présent chapitre, il peut devenir impossible de continuer si l'autorisation ou l'intervention du partenaire commercial est requise. Exemple : une demande de licence électronique est reçue mais aucun des individus désignés dans la partie 1 n'est un utilisateur inscrit. La DPSN répond normalement à l'utilisateur primaire dans un tel cas mais elle serait dans l'impossiblité de communiquer avec quiconque par voie électronique si le partenaire commercial n'a pas d'utilisateur primaire. Dans cette situation, la communication aurait alors lieu par courriel ordinaire ou télécopie.

5. Demandes de renseignements et aide

Toutes les demandes en direct relatives aux PSN, y compris l'inscription, peuvent être adressées par courriel à nhp_Initiative_psn@hc-sc.gc.ca.