Guide technique pour l'évaluation de la qualité de l'air ans les immeubles à bureaux

3. Stratégie de communication

Il est nécessaire de définir une procédure de traitement des plaintes et de communication de l'information avant, pendant et après l'évalu-ation. Les voies de communication doivent être établies entre les person-nes clés comme les occupants, le personnel responsable de l'immeuble, les comités de santé-sécurité sur le lieu de travail, la direction et les représentants syndicaux ainsi que les organismes responsables de la santé et de la réglementation. C'est toutefois au propriétaire de l'im-meuble qu'il incombe de résoudre le problème. Grâce à la coopération et à une intervention rapide, une solution efficace peut être adoptée. Si la communication n'est pas ouverte, des frustrations et de la méfiance risquent de s'ajouter au problème de QAI, ce qui retarde sa résolution.

Comme la perception du confort varie d'un individu à l'autre, il est probablement impossible de satisfaire tous les occupants d'un im-meuble. Parmi les occupants de n'importe quel bâtiment, on peut retrou-ver des individus hypersensibles à l'environnement qui sont perturbés par des facteurs environnementaux très divers, malgré une exposition relativement faible. Dans ce cas, il faudra effectuer un travail personnel de détective pour déterminer la cause de cette hypersensibilité, et en contrôler les symptômes, pour établir des conditions de travail et de vie adéquates, effectuer des changements dans le style de vie et trouver des traitements médicaux qui pourraient, avec le temps, amener une désen-sibilisation.

Il est dans l'intérêt du gestionnaire du bâtiment de réagir rapidement et sérieusement à toutes les plaintes liées à l'environnement intérieur et d'établir sa crédibilité en communiquant ouvertement avec les occupants du bâtiment. Les gestionnaires du bâtiment ne doivent pas sous-estimer l'anxiété et la frustration que peuvent ressentir les occupants si ces derniers pensent qu'aucune mesure n'est prise et que de l'information importante ne leur est pas communiquée.

Pour que la communication soit efficace au cours de l'évaluation de la QAI, il faut respecter les étapes suivantes :

• Délimiter la zone problème en se basant sur la provenance des plaintes et sur leur répartition (l'étendue de cette zone peut être modifiée avec le temps)
• Identifier les personnes clés et constituer une équipe d'inspection équilibrée. Les occupants de l'immeuble peuvent être des alliés précieux pour résoudre les problèmes de QAI, particulièrement lorsqu'il s'agit de déceler des odeurs ou des tendances liées aux plaintes relatives à la QAI. Pour favoriser cette coopération, il est recommandé de prendre en considération les théories des occupants pendant l'évaluation.
• Mettre sur pied un système pour noter l'heure et l'endroit où sont formulées les plaintes. Il peut s'agir de registres des plaintes ou de questionnaires distribués aux occupants. Les pièces écrites sont importantes pour comprendre les problèmes de QAI.
• Avertir les occupants de l'immeuble de la portée et de l'objet de l'évaluation imminente. Cette information peut être affichée, dis-tribuée ou annoncée lors d'une réunion du comité de santé-sécurité.
• Mettre à la disposition des personnes intéressées les résultats finaux et l'intervention proposée. Présenter des rapports au fur et à mesure de l'avancement des travaux. La rétroaction et la coopération sont importantes.