Améliorer les relations entre les intervenants : Participation du public et lieux contaminés : Un guide pour les gestionnaires de sites

3.0 Élaborer le plan de participation du public

Après avoir fait le travail de base décrit dans la partie 2, vous êtes prêt à créer un plan complet de participation du public. Ce plan doit intégrer tous les éléments que vous avez pris en compte en déterminant quels processus et outils de participation du public conviennent à votre projet, et vous guidera dans la mise en oeuvre proprement dite. Préparer un plan de participation du public n'est pas simplement de la paperasse supplémentaire. C'est une partie essentielle du processus d'assainissement du site. S'il est bien fait, un plan de participation du public deviendra un outil d'orientation important pour vous, votre personnel et tous ceux qui participent au processus de gestion du site.

3.1 Composantes d'un plan de participation du public

Un plan de participation du public se compose des éléments suivants :

• Description du projet
  
  
• Objectifs de la participation du public
  
  
• Cadre du projet
  
  
• Discussion des intervenants
  
  
• Outils de participation du public
  
  
• Défis prévus
  
  
• Calendrier
  
  
• Budget et ressources
  
  
• Mécanismes de rétroaction
  
  
• Plan d'évaluation

Le reste de cette section traite à tour de rôle de chacun de ces éléments. Pour les cinq premiers éléments, vous aurez déjà déterminé une bonne partie du travail (tel qu'indiqué à la partie 2) au moment où vous préparerez un plan complet, et vous devrez en indiquer les détails spécifiques. Les cinq derniers éléments peuvent exiger une analyse plus approfondie à ce stade.

3.2 Description et portée du projet

Cette section donne une brève description de la portée du projet sur lequel porte le plan de participation du public - un simple énoncé de ce qu'il faut décider. Il est important de préciser la portée du plan afin de s'assurer que le ministère gardien et les intervenants sachent quel type de décisions seront prises à la fin du processus. (Voir les sections 1.5 et 2.5 pour un examen du continuum de participation du public et des exemples du genre de portée qui pourrait convenir à une variété de situations). Au besoin, on peut demander l'aide des intervenants pour déterminer la portée du plan de participation du public.

3.3 Objectifs

Cette section du plan de participation du public décrit les objectifs généraux.

Il est également important d'être clair sur les raisons pour lesquelles le public participera au projet, et de s'assurer que les attentes du ministère gardien et des intervenants concernant le processus de participation du public soient clairement communiquées. Des objectifs bien formulés pour le plan de participation du public peuvent permettre d'éviter ou de réduire les conflits, qui sont plus susceptibles de survenir quand on laisse les participants émettre des hypothèses sur le processus.

Veillez à ce que vos objectifs décrivent, de façon claire et spécifique quel changement ou incidence le processus de participation du public devrait comporter. Des objectifs clairs devraient permettre :

• de définir l'objet du processus de participation du public et d'identifier tous les problèmes ou questions qui exigent une réponse du public;
  
  
• de décrire les attentes et les principaux objectifs des intervenants potentiels;
  
  
• d'indiquer quel changement doit réaliser l'activité de participation du public;
  
  
• d'établir des indicateurs de rendement pour évaluer le succès de l'activité de participation du public.

Enfin, il est important que vos objectifs soient mesurables. Voici quelques exemples d'objectifs clairs et mesurables :

• Augmenter la contribution des intervenants à l'élaboration de plans d'assainissement et de gestion du site.
  
  
• Sensibiliser le public au degré, à la nature et à l'ampleur de la contamination.
  
  
• Accroître le soutien par les intervenants des stratégies d'assainissement et de gestion choisies pour le site.

3.4 Contexte

Cette section du plan de participation du public fournit une description détaillée du contexte historique et de l'état actuel du projet. Elle doit également comprendre ce qui suit :

• un aperçu de toutes les activités connexes de participation du public réalisées à ce jour, y compris leurs relations avec un projet à plus long terme et plus important;
  
  
• une description de la raison pour laquelle les activités de participation du public sont nécessaires, y compris toutes les conditions formelles de participation du public (c.-à-d. si le projet est sujet à une évaluation environnementale).
  

3.5 Intervenants

Cette section du plan identifie les intervenants susceptibles d'être intéressés ou touchés par le site contaminé. Pour une liste détaillée des intervenants potentiels et des autres discussions pour les identifier, voir la section 2.3.

Pour chaque groupe d'intervenants, le plan devrait indiquer ce qui suit :

• leurs principaux intérêts ou préoccupations;
  
  
• toutes considérations, préoccupations ou difficultés particulières qui pourraient nuire à leur capacité à participer au processus de participation du public (p. ex. langue, distance);
  
  
• l'approche que vous avez l'intention d'utiliser pour solliciter leur participation;
  
  
• le niveau prévu de participation du public.

3.6 Outils de participation du public

Cette section du plan indique les outils qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. Le choix des outils doit correspondre aux divers besoins des intervenants. (Une liste des outils appropriés proposés pour divers niveaux de participation du public se trouve à la section 2.6.)

Pour chaque outil, vous devez fournir les renseignements suivants :

• comment atteindra-t-il un ou plusieurs des objectifs du plan;
  
  
• quels intervenants participeront;
  
  
• combien de temps la participation durera;
  
  
• quelle préparation est nécessaire pour mettre en oeuvre l'outil?

Pour les outils qui correspondent au niveau de participation 2 ou plus sur le continuum, vous devez également indiquer ce qui suit :

• comment la contribution sera utilisée;
  
  
• quelle rétroaction sera fournie?

Les méthodes possibles de rétroaction comprennent l'envoi d'une lettre de remerciements aux participants, l'affichage d'un résumé de la rétroaction sur un site Web et la transmission d'information aux intervenants par Internet, par téléphone ou par télécopie, sur la façon dont leur contribution a été utilisée.

3.7 Difficultés prévues

Cette section du plan indique toutes les difficultés à la participation du public que vous pourriez rencontrer durant le projet et comment vous avez l'intention de les traiter. Le tableau 3.1 donne quelques exemples.

Tableau 3.1 : Exemples de difficultés de participation du public prévues et solutions possibles

Difficultés prévues	Solutions possibles
Faible participation aux réunions ou aux ateliers	Annoncer plus largement (placer des annonces dans d'autres journaux, augmenter la circulation des avis de réunion aux résidents) Annoncer plus tôt Demander aux politiciens locaux ou au personnel municipal les dates qui entraîneront le moins possible d'événements concurrents
Méfiance à l'égard de l'information fournie par l'équipe de projet	Permettre l'examen de toute l'information, y compris les sources de documentation et les données brutes Faire appel à des pairs pour effectuer une évaluation indépendante de l'information Tenir une séance d'information conjointe où tous les participants examinent les sources de données ensemble

3.8 Calendrier

Le calendrier devrait porter sur toutes les phases d'élaboration et de mise en oeuvre du plan de participation du public, y compris la préparation, les activités de participation du public, l'analyse de la contribution, l'apport de rétroaction aux participants et l'évaluation. Il doit indiquer les dates repères de ces phases pour l'ensemble du projet. En préparant le calendrier, il faut garder à l'esprit les lignes directrices suivantes :

• indiquer les dates clés de décisions et de fin des recherches ou des études;
  
  
• allouer du temps durant la phase de planification pour obtenir du soutien des cadres supérieurs et des politiciens;
  
  
• déterminer quelles sont les grandes priorités du Ministère en ce qui concerne le site contaminé et toutes les dates repères pour les autres étapes du processus susceptibles d'influer sur le calendrier des événements de participation du public;
  
  
• prendre note des événements susceptibles d'influer sur la disponibilité du public et des autres personnes clés du processus (p. ex. les vacances, les festivals locaux);
  
  
• annoncer tous les événements suffisamment à l'avance pour que le public puisse prévoir y participer (habituellement au moins deux semaines à l'avance);
  
  
• allouer suffisamment de temps aux intervenants pour examiner l'information relative au processus avant un événement et donner leurs commentaires;
  
  
• allouer une durée de temps égale au ministère gardien pour répondre aux questions, commentaires et autres rétroactions des intervenants.

Un exemple de calendrier d'un plan de participation du public est donné au tableau 3.2.

Tableau 3.2 : Exemple de calendrier de participation du public

Phase	Activités	Durée
Préparation	Soumettre le plan de participation du publicà l'approbation Identifier les intervenants et préparer la liste des contacts Préparer des documents d'information
Activité(s) de participation du public	Indiquer la durée de chaque activité et les étapes requises pour mettre en oeuvre chaque outil qui soutient cette activité
Analyse de la contribution (pour le niveau 2 et plus)	Compiler l'information à partir des registres d'activités (p. ex. procès verbaux des réunions et des ateliers, feuilles de commentaires, notes prises lors d'appels téléphoniques, courriels et autre correspondance) Indiquer les thèmes et les commentaires particuliers Déterminer comment cette information influera sur l'évaluation du site contaminé
Communication de la rétroaction aux participants	Préparer une lettre de remerciements à tous les participants et les informer de la façon dont leur contribution a été utilisée Tenir toutes les promesses de matériel supplémentaire, d'analyse, etc.
Évaluation	Évaluer le plan de participation du public Évaluer les activités de participation du public

3.9 Budget et ressources

Pour chaque phase du calendrier de participation du public, le budget doit tenir compte des points suivants :

• le personnel qui sera responsable de la planification et de la mise en oeuvre de chaque activité du plan et du temps requis pour le faire;
  
  
• toutes les ressources externes requises pour mener les activités (p. ex. animateurs, traducteurs, concepteurs graphiques et de sites Web, experts en la matière) et leurs contributions prévues;
  
  
• toutes les dépenses reliées aux activités (p. ex. imprimerie, publipostage, location de locaux, location d'équipements, honoraires, voyages).

Un modèle de budget de participation du public se trouve au tableau 3.3. Ce modèle fournit un point de départ pour recueillir les chiffres nécessaires. Vous pouvez l'adapter à votre situation particulière. L'annexe au tableau 3.3 donne des conseils sur ce dont il faut tenir compte dans chaque rubrique et de l'information sur les tarifs moyens des articles budgétaires courants.

Tableau 3.3 : Exemple de modèle de budget de participation du public

Tableau 3.3 Annexe : Postes courants du budget - Conseils et tarifs moyens

3.10 Mécanismes de rétroaction

Cette section du plan devrait décrire comment vous fournirez de la rétroaction aux participants dans vos activités de participation du public.

Indiquer aux participants comment leurs commentaires ont été utilisés pour influencer une décision, un programme ou une politique est un aspect essentiel de la participation efficace du public. Même si vous mettez en oeuvre un excellent processus de demande de commentaires, et que vous intégrez soigneusement ces commentaires dans votre plan d'assainissement, un bon nombre des avantages de la participation du public sont perdus si vous ne communiquez pas efficacement ce que vous avez fait.

Voici quelques exemples de façons de fournir de la rétroaction aux intervenants.

• Envoyer une lettre de remerciements à tous les participants peu après l'activité de participation du public. Si possible, expliquer les résultats de la consultation et comment les commentaires ont été ou seront utilisés.
  
  
• Résumer et afficher la rétroaction sur un site Web (veiller à ce que les intervenants aient facilement accès à l'Internet).
  
  
• Rédiger un article pour le journal communautaire local (veiller à ce que les intervenants aient facilement accès à la publication).
  
  
• Résumer et inclure la rétroaction dans un numéro de votre bulletin de projet (voir à ce que le bulletin soit largement diffusé).
  
  
• Tenir une réunion à la mairie et expliquer en personne comment les commentaires ont été utilisés.

3.11 Plan d'évaluation

Cette section du plan devrait inclure une stratégie complète d'évaluation des aspects de participation du public au projet.

L'évaluation est une composante essentielle d'un plan de participation du public efficace. En indiquant ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, et pourquoi, vous pouvez améliorer l'apprentissage de votre ministère et votre efficacité de recours à la participation du public pour le projet suivant. Prendre l'évaluation au sérieux valide également la participation du public comme une partie légitime et fiable des processus de prise de décisions et aide à maintenir la crédibilité auprès du public car cela démontre l'engagement du ministère gardien à s'améliorer.

Il est important que le cadre d'évaluation soit élaboré tôt, dans le cadre du plan d'ensemble de participation du public, afin que les objectifs de la participation du public puissent être mesurés de façon efficace.

La décision quant aux aspects du plan qui doivent être évalués doit être basée sur les fins d'un plan de participation du public particulier, mais doit également correspondre à la stratégie et aux politiques d'ensemble du ministère gardien. Par exemple, le Conseil du Trésor a des exigences de gestion générale de l'élaboration des politiques et des programmes de qualité fondée sur les renseignements. Santé Canada dispose d'un cadre d'évaluation standard, comme de nombreux autres ministères fédéraux.

Un plan d'évaluation devrait comprendre les éléments suivants :

• Objet
  
  
• Auditoire cible
  
  
• Objectifs
  
  
• Participants
  
  
• Problèmes d'évaluation
  
  
• Indicateurs de réussite
  
  
• Sources de renseignements
  
  
• Analyse
  
  
• Communication des résultats
  
  
• Budget

Il est à noter que la plupart de ces éléments sont étroitement reliés aux principales composantes du plan de participation du public déjà traitées. Par exemple, les objectifs du processus d'évaluation sont étroitement liés aux objectifs du plan de participation du public et les indicateurs de réussite d'une activité donnée de participation du public dépendent des outils que l'on a choisi d'utiliser pour cette activité.

3.11.1 Objet

Cette section devrait indiquer l'objet général du processus d'évaluation. Elle doit, bien sûr, être éclairée par les objectifs du plan de participation du public lui-même.

Voici trois exemples d'un énoncé d'objet :

• L'évaluation visant à indiquer les leçons apprises peut éclairer le personnel dans sa prochaine activité de participation du public.
  
  
• L'évaluation visant à valider les résultats d'une activité de participation du public donne au ministère gardien la confiance d'utiliser les résultats dans la prise de décisions.
  
  
• Prouver la satisfaction du ministère et du public avec une activité de participation du public aidera à effectuer l'analyse de rentabilisation des activités de participation du public à l'avenir.

3.11.2 Auditoire cible

Cette section doit définir clairement les auditoires visés par les résultats de l'évaluation (p. ex. les cadres supérieurs du ministère gardien, les politiciens et les participants) et leurs besoins d'information. Le choix des auditoires dépend du niveau de participation du public et de l'objet de l'activité de participation du public. Garder l'auditoire à l'esprit lors de la planification du processus d'évaluation aidera à rendre l'évaluation plus informative, ponctuelle et influente.

3.11.3 Objectifs de l'évaluation

Comme les objectifs du plan général de participation du public, les objectifs de l'évaluation doivent être basés sur l'objet général. Ils doivent être mesurables et indiquer exactement ce que vous espérez atteindre par le processus d'évaluation. Les exemples d'énoncés d'objet ci-dessus pourraient produire des objectifs comprenant ce qui suit :

• indiquer quel pourcentage des intervenants touchés et intéressés a été atteint;
  
  
• déterminer si les intervenants ont été ou non en mesure de participer efficacement à l'activité;
  
  
• évaluer le degré auquel les intervenants ont compris leur rôle dans l'influence du processus de prise de décisions.

3.11.4 Qui doit participer?

Cette section devrait indiquer qui participera à la planification et à l'exécution de l'évaluation. Le niveau de participation du public, l'auditoire pour les résultats de l'évaluation et les objectifs de l'évaluation sont tous des facteurs qui détermineront qui devrait participer, ainsi que les ressources disponibles (voir également l'examen du budget à la section 3.12.10, ci-dessous). En général, plus il y a de participation à l'évaluation, plus il faut de ressources.

Les participants sont une source très importante de rétroaction pour tous les aspects du processus. Il peut également être utile de faire participer quelqu'un à certains événements prévus pour observer si le processus se déroule bien. Vous pouvez également faire appel à divers experts pour obtenir de la rétroaction sur votre processus.

3.11.5 Enjeux de l'évaluation

Pour chaque objectif du plan de participation du public, indiquez les enjeux de l'évaluation qui aideront à déterminer ce qu'il faut évaluer. Ces enjeux peuvent porter sur le processus ou les résultats.

Les enjeux de l'évaluation concernant le processus peuvent comprendre :

• la transparence
  
  
• la définition claire des tâches et des responsabilités (ouverture)
  
  
• la représentativité
  
  
• la rapidité
  
  
• l'égalité des chances de participation
  
  
• la suffisance des ressources
  
  
• la coordination

Les enjeux de l'évaluation concernant les résultats comprennent :

• la satisfaction des participants
  
  
• l'apprentissage
  
  
• le renforcement des capacités
  
  
• l'influence sur la prise de décisions

3.11.6 Indicateurs de réussite

Cette section du plan d'évaluation devrait spécifier des indicateurs - des énoncés sur ce à quoi il faut s'attendre d'une activité en ce qui concerne un enjeu de l'évaluation. Les indicateurs sont directement reliés aux enjeux de l'évaluation. Par exemple, les indicateurs reliés à la représentativité (un des enjeux du processus indiqués ci-dessus) pourraient être les suivants :

• Les participants sont un échantillon représentatif des intervenants.
  
  
• L'échantillon représentatif de participants est équilibré sur le plan des intérêts et de la démographie (p. ex. culture, langue, âge, sexe).
  
  
• Toutes les personnes concernées par la question interviennent dans l'activité de participation du public.
  
  
• Toutes les personnes qui ont indiqué leur souhait de participer sont en mesure de le faire.

3.11.7 Sources de renseignements

Le plan doit également décrire les sources de renseignements pour appuyer les indicateurs. En utilisant l'exemple de la représentativité, les sources pourraient, par exemple, comprendre :

• les données démographiques provenant de sondages et d'enquêtes;
  
  
• les résultats des questionnaires démographiques des groupes de participants;
  
  
• la liste des participants et des associations auxquelles ils sont liés, au besoin;
  
  
• les procès verbaux de réunions démontrant comment la population cible a été identifiée par le groupe d'intérêts;
  
  
• la base de données des intérêts des intervenants participants;
  
  
• les notes/transcriptions des séances de participation du public;
  
  
• les entrevues des personnes qui planifient l'initiative.

3.11.8 Analyse

En analysant les données recueillies, vous pouvez suivre un fil conducteur qui place les renseignements dans le cadre des objectifs et de l'objet de l'activité de participation du public ainsi que l'évaluation :
renseignements → indicateurs → enjeu d'évaluation → objectif → objet

Votre plan d'évaluation doit indiquer comment vous avez l'intention d'analyser les données..

3.11.9 Communication des résultats de l'évaluation

L'élément final du plan d'évaluation explique comment préparer et communiquer les résultats. Le type de communication dépend du niveau de participation du public utilisé.

3.11.10 Budget

Cette section devrait indiquer les ressources disponibles pour le processus d'évaluation. Le budget détermine l'étendue de l'évaluation et le nombre de groupes qui participent. En général, le budget initial de toute activité de participation du public devrait inclure des fonds pour l'évaluer.

Pour faire une évaluation efficace, vous avez besoin de ressources pour la planification, pour le recueil des données et de l'information, pour l'analyse et pour la communication des résultats. Habituellement, il faut consacrer de 5 à 10 pour cent d'un budget de participation du public à l'évaluation.

3.11.11 Autres éléments

Les autres éléments pouvant être utiles dans le cadre d'un plan d'évaluation comprennent :

• l'information provenant de personnes ou de groupes connus;
  
  
• les plans de communication / messages clés;
  
  
• les listes des intervenants;
  
  
• les listes de la Foire aux questions (FAQ);
  
  
• les glossaires.

Ces éléments pourraient être inclus comme texte encadré dans un plan d'évaluation ou en annexe.

3.11.12 Liste de contrôle pour l'évaluation

La liste de contrôle du tableau 3.4 donne un aperçu des questions les plus critiques auxquelles il faut répondre lors de l'élaboration d'un plan d'évaluation de la participation du public. Vous pouvez adapter cet outil à vos circonstances particulières.

Tableau 3.4 : Liste de contrôle pour l'évaluation

Élément d'évaluation	Question	Exemples / contexte	Réponse
Objet/ objectifs	L'objet de l'évaluation est- il clair?	Communiquer les résultats d'une activité de participation du public Décrire les initiatives de participation du public efficaces pour les répéter ailleurs Rendre compte à la direction et aux intervenants du résultat de l'initiative de participation du public Déterminer dans quelle mesure les objectifs du plan de participation du public ont été atteints	Oui Non
Portée	La direction a- t- elle participé à l'élaboration du plan d'évaluation?	La direction devrait examiner les plans de participation du public et d'évaluation pour s'assurer que : la portée du plan satisfait également les besoins de la direction; le plan d'évaluation s'intègre dans les cadres de rendement généraux du Ministère.	Oui Non
Auditoire cible	L'auditoire de l'évaluation a- t- il été déterminé?	Personnel et/ ou direction du ministère gardien Autres ministères fédéraux Organismes provinciaux et municipaux Grand public Premières nations et collectivités du Nord canadien Autres intervenants	Oui Non
Objectifs	L'évaluation peut-elle mesurer les objectifs du plan de participation du public?	Participation accrue des intervenants à la gestion du site Amélioration de l'efficacité et de l'efficience des mécanismes de participation du public Vérification que les objectifs du plan de participation du public ont été atteints	Oui Non
Qui doit participer	A- t- on déterminé qui doit participer au processus d'évaluation?	Intervenants Personnel/ employés Documentation du programme Personnel/ employés d'autres ministères fédéraux Personnel/ employés provinciaux/ municipaux Autre(s)	Oui Non
Enjeux de l'évaluation	Les questions de l'évaluation sont- elles claires?	Portent- elles sur la façon dont une activité de participation du public a été effectuée (évaluation du processus)? Portent- elles sur les résultats d'une activité de participation du public (évaluation des résultats)?	Oui Non
Indicateurs de réussite	Les indicateurs de réussite des objectifs ont- ils été établis?	Quelles mesures utilisera- t-on pour déterminer si les objectifs ont été atteints? Les indicateurs doivent être réalistes; opportuns; comparables entre des activités similaires.	Oui Non
Sources de renseignements	Avez- vous indiqué les outils appropriés pour recueillir les renseignements requis?	Sondages après les journées d'accueil et les réunions communautaires Interviews des intervenants Questionnaires Documentation du site Groupes de discussion Autre(s)	Oui Non
Budget	A- t- on établi un budget pour couvrir le coût de l'évaluation?	Le budget d'évaluation devrait être intégré dans le processus budgétaire du plan de participation du public.	Oui Non
Calendrier	A- t- on établi un calendrier pour recueillir les renseignements requis?	Ce calendrier devrait être intégré dans le processus de préparation du calendrier du plan de participation du public.	Oui Non