Mandat du Comité des méthodes microbiologiques

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Mandat
Juin 2010

Micro_methods_committee@hc-sc.gc.ca

Introduction:

Le présent document vise à fournir aux parties intéressées des renseignements sur le mandat, la structure et les rôles du Comité des méthodes microbiologiques (CMM) et de ses composantes, c'est-à-dire le comité directeur et les groupes techniques.

Mandat du CMM:

Fournir une méthodologie qui peut être utilisée dans le cadre des mandats de Santé Canada (SC) et de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) (tels qu'ils sont décrits sur leur site Web respectif: http://www.hc-sc.gc.ca et  http://www.inspection.gc.ca) pour surveiller la sécurité de l'approvisionnement alimentaire du Canada.

Objectif du CMM:

Veiller à ce que la méthodologie ait été validée et à ce que sa robustesse ait été vérifiée de manière appropriée d'après des données scientifiques probantes, et veiller à ce qu'elle convienne à l'objectif visé.

Le terme « CMM » fait référence à l'ensemble du comité, qui comprend deux composantes : le comité directeur (CD) et les groupes techniques (GT). Le CD et les GT comprennent des représentants de SC et de l'ACIA. Voir le diagramme de l'annexe 1 et les sections ultérieures décrivant la composition du CD et des GT.

Rôle des membres du comité directeur (CD):

1. Représenter le Ministère ou l'Agence; établir des relations entre le CD et les représentants du Ministère ou de l'Agence.
2. Obtenir les approbations nécessaires de la direction des ministères respectifs, au besoin.
3. Assister aux réunions du CD¹, tel que requis Les représentants doivent avoir une connaissance approfondie des questions dont il faut discuter.
4. Évaluer régulièrement les méthodes et déterminer celles qu'il faut intégrer dans le Compendium des méthodes² et/ ou qu'il faut améliorer, archiver, en consultation avec la direction des membres du CD, les comités des sciences, les GT, etc. Référer à Procédure d'élaboration et de gestion des méthodes microbiologiques des aliments. Partie 1 Définitions et explications des méthodes et des procédures générales.
5. Définir, publier et communiquer les critères d'acceptation des méthodes et autres documents corollaires du Compendium des méthodes³.
6. Examiner et approuver les rapports finaux et les recommandations présentés par les GT selon les critères approuvés d'intégralité et de rigueur scientifique. Au besoin, le CD tiendra compte des politiques et d'autres documents lorsqu'il finalisera les recommandations. Les dirigeants de SC et de l'ACIA seront consultés à la discrétion des membres du CD.
7. Déterminer si une méthode répond à des critères précis qui appuient son passage à un statut plus élevé dans le Compendium des méthodes, selon les recommandations des GT.
8. Approuver les demandes d'études comparatives et collaboratives⁴.
9. Demander aux parties intéressées de présenter leurs idées et de formuler leurs commentaires, et examiner leurs besoins et leurs préoccupations relativement à la méthodologie⁵.
10. Établir des GT, assigner les représentants appropriés de leur Ministère ou de leur Agence et veiller à ce que les GT demeurent actifs dans l'exécution de cette tâche.
11. Assurer la mise en place d'un processus pour réévaluer les méthodes au moins tous les cinq ans.
12. Résoudre toute question en suspens pouvant découler des travaux d'un GT.
13. Identifier les méthodes qui peuvent faire l'objet d'une revue prioritaire, ex. basée sur des considérations de santé ou de sécurité.

Rôle du président du comité directeur:

1. Animer les réunions du CD et les activités liées au CD.
2. Coordonner la rédaction de documents et leur publication dans le Compendium des méthodes.
3. Signaler au CD les méthodes qui doivent être examinées (p. ex. les méthodes qui n'ont pas été examinées depuis cinq ans, celles qui suscitent des préoccupations, etc.).
4. Assurer la publication appropriée des méthodes, en temps opportun, sur le site Web de SC.
5. Affecter un Secrétaire à l'enregistrement, à la révision et à la distribution de procès-verbaux.
6. Rédiger l'ordre du jour des réunions d'après les procès-verbaux, acheminer toutes les nouvelles activités et demandes au CD. Coordonner l'enregistrement, la distribution et la révision des ébauches et du procès-verbal définitif de la réunion du CD.
7. Un vice-président (membre du CD nommé par le CD) peut contribuer à l'exécution de toutes les tâches susmentionnées si nécessaire, et il peut effectuer toutes ces tâches lorsque le président n'est pas disponible.
8. Traiter les soumissions reçues de la part des parties intéressées.

Rôle des membres des groupes techniques:

Au moyen des protocoles standards approuvés par le CD :

1. Donner des conseils techniques au CD. Les GT seront formés sur demande, et ils peuvent demeurer en place pendant une courte période (p. ex. l'examen d'une méthode précise) ou une période plus longue pour effectuer des comparaisons et des études en collaboration (p. ex. élaboration de critères de validation, d'ensembles de critères de validation, etc.).
2. Élire un président au sein du GT composé des membres de SC et de l'ACIA. Le président sera responsable de respecter les échéances et les délais d'exécution établis par le GT en consultation avec le CD. Le président sera responsable de soumettre le rapport final et les recommandations du GT au Président du CD pour distribution aux membres du CD. Un membre du CD n'occupera les fonctions de président d'un GT que lorsque cela sera nécessaire.
3. Identifier et inclure, au besoin, des représentants appropriés d'autres organismes.
4. Les GT auront la tâche de planifier, de surveiller, d'évaluer et de communiquer les conclusions des travaux des études comparatives et collaboratives ainsi que d'autres projets liés aux méthodes.
5. Examiner les méthodes et les documents à l'appui (c.-à-d. les évaluer, les réviser et en fournir une évaluation) dans leur domaine d'expertise, et indiquer au CD s'ils répondent aux critères établis. Les commentaires et les recommandations à l'intention du CD seront fondés sur des données scientifiques.
6. Effectuer toutes les étapes de l'examen des méthodes (p. ex. examen des données, examen de la rédaction des méthodes, etc.) en respectant le délai d'exécution établi par le CD.
7. Tenir compte du besoin d'harmonisation avec les normes nationales et internationales, lorsque cela s'avère possible.
8. Le président consignera et mettra sous forme de tableau les recommandations et les préoccupations des membres du GT. Les recommandations finales, qui seront envoyées au président du CD pour distribution, seront fondées sur le consensus⁶ au sein du GT, pourvu que les préoccupations aient été réglées par un raisonnement scientifique.
9. S'il y a des problèmes entre les membres du GT, le président doit consulter le président du CD qui discutera des questions avec les membres du CD. Au besoin, les désaccords seront présentés à la direction de SC et de l'ACIA.

Fonctions du secrétaire du CMM:

Le secrétaire contribue à l'exécution des tâches suivantes :

1. Animer la réunion semi-annuelle du CD ou les interactions par courriel ou téléconférence.
2. Enregistrer, distribuer et réviser les ébauches et le procès-verbal de la réunion du CD; regrouper toutes les activités et les mesures à prendre des réunions du CD et en effectuer un suivi.
3. Enregistrer et conserver les documents appropriés provenant des présidents des groupes techniques. Le secrétaire peut également agir à titre d'intermédiaire entre le groupe technique et le président du CD.
4. Rédiger l'ordre du jour des réunions du CD et demander aux groupes techniques de faire part des nouveaux points à l'ordre du jour.

Composition :

Composition du CD du CMM :

Le CD est composé du président et de deux membres désignés de SC et de l'ACIA. On peut nommer un Secrétaire à l'intérieur de ce groupe, ou on peut nommer une autre personne à titre de membre sans voix délibérative.

Composition d'un GT :

Un GT doit être composé d'au moins un représentant de l'ACIA et un représentant de SC, déterminés par leur ministère respectif. Les autres membres du GT peuvent être déterminés par les organismes respectifs, au besoin. Un GT doit au moins comprendre un ou des experts de l'ACIA et de SC, il peut comprendre des experts d'organismes fédéraux et provinciaux, des universités, des représentants internationaux, etc. Tous les membres du GT doivent être experts en ce qui concerne le document ou la question en cours de discussion. Les membres du GT déterminés par l'ACIA et SC nommeront un président et détermineront une représentation adéquate des autres membres.

Invités du CMM (CD et GT):

Des personnes (GT, scientifiques, direction, etc.) pourront être invitées à fournir des données et des conseils techniques ou à apporter un autre type d'expertise relativement à l'élaboration de méthodes. La liste des invités sera ajoutée à celle des participants, sur l'agenda.

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