Division de la Santé et l'Inforoute, Santé Canada
Mars, 2004

Table des matières

• 1.0 Introduction
• 2.0 Description de projet
• 3.0 Réalisations
  • Historique des activités
  • Réalisations
  • 3.1 Objectifs atteints
    • Objectifs d'ordre clinique
    • Objectifs d'ordre social
    • Objectifs d'ordre administratif et économique
  • 3.2 Réussites additionnelles
  • 3.3 Objectifs ratés
  • 3.4 Documentation et matériel générés
• 4.0 Répercussions principales
  • 4.1 Répercussions sur les ressources humaines
  • 4.2 Vie privée et protection des renseignements personnels
  • 4.3 Leçons apprises
• 5.0 L'avenir
  • 5.1 L'avenir du projet
  • 5.2 La pérennité du projet
    • Les obstacles à la pérennité
  • 5.3 La vision
  • 5.4 La planification du déploiement régional
• 6.0 Communications
• 7.0 Conclusion

Note à l'intention du lecteur

La dénomination et le logo de la « Régie Régionale de la santé et des services sociaux Mauricie et Centre-du-Québec » ci-après appelée « Régie Régionale » est utilisée tout au long du texte pour la partie descriptive d'actualisation du projet-antérieure à la décision du MSSS.

La dénomination « L'Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la Mauricie et du Centre-du-Québec » ci-après appelée « L'Agence SUS Mauricie & Centre-du-Québec » est utilisée pour la partie décrivant les perspectives d'avenir.

1.0 Introduction

Dans le cadre des projets PICCS et de la finalisation du projet RIGIC, nous sommes fiers de vous présenter notre rapport final.

Les partenaires de RIGIC, le Centre hospitalier de Trois-Rivières, le Centre hospitalier régional de la Mauricie, MédiSolution et la Régie Régionale de la santé et des services sociaux Mauricie et Centre-du-Québec ont mis en commun dans le présent document, les résultats et impacts de ce déploiement hautement signifiant pour les intervenants des établissements concernés. Cette première phase très critique de support du continuum de soins et services constitue par son étendue comme par sa portée, une preuve de concept hautement valable puisque les systèmes développés et mis en place seront étendus à l'ensemble des établissements de la région de la Mauricie.

Nous espérons que notre rédaction traduira l'envergure du projet et de ces impacts positifs sur la dispensation des soins et services en Mauricie, l'accès à l'information critique profite directement aux patients et usagers des services de la région.

Le partenariat public- privé s'est consolidé autour d'objectifs clairs et communs pour se fondre dans une équipe synergique qui a livré dans les délais et en ligne directe avec les résultats attendus.

Les nombreuses réalisations associées à ce projet n'auraient pu prendre forme sans l'engagement et la pleine adhésion des intervenants clés qui tout au long des mois, ont enrichi chacune des étapes de leur vision, de leur efforts à matérialiser concrètement les concepts élaborés. Ils ont été et sont toujours l'ingrédient stratégique de cette réussite. Nous nous permettons ici de leurs rendre hommage, leur implication est remarquable et ils sont les réels artisans de ce succès, nos sincères remerciements à tous.

2.0 Description de projet

Voici la description de projet tel quelle a été formulée dans la demande de financement à Santé Canada

Le Centre Hospitalier Régional de Trois-Rivières et ses partenaires créeront un système d'inforoute de la santé pour soutenir la prestation et la coordination de soins et de services cliniques dans les organismes qui s'occupent de patients en oncologie et entre ceux-ci. De portée générale, le programme pourra, ultérieurement, s'appliquer à d'autres patients.

Le Projet d'inforoute clinique de la région de la Mauricie et du Centre-du-Québec permettra

• de faciliter la gestion des interventions médicales dans le cadre du programme de traitement en institutions et par les organismes communautaires grâce à un plan d'intervention interdisciplinaire en oncologie;
• d'aider les cliniciens à poser des diagnostics, à dispenser des services cliniques et à assurer le suivi systématique du patient au moyen de demandes anticipées de services et de résultats;
• d'améliorer l'administration des soins de santé et la gestion des ressources du réseau par la mise en service de dépôts régionaux de données cliniques et administratives pouvant également servir à la recherche;
• d'offrir un système de gestion intégré des rendez-vous.

Pour assurer la confidentialité des données cliniques, le projet fera appel à des méthodes sûres de protection de l'information et à des technologies éprouvées, répondant aux normes les plus sévères en matière de protection de la vie privée.

3.0 Réalisations

Historique des activités

Le rythme imposé par la durée de projet PPICS nous a vite mis sur un mode de gestion orienté sur les priorités et en recherche constante d'optimisation des activités. L'identification des joueurs clés a exigé nombre d'heures et la protection de ces ressources s'est avérée un enjeu important dans le cadre du projet. En effet, de la pérennité des ressources découlaient la protection de la compréhension fine du projet et le maintien de la vitesse de mise en place des solutions. Nous avons vu s'ajouter des intervenants en cours de projet et chacune de ces additions a fourni son lot d'exigences tant pour les ressources déjà en place que pour les intervenants qui ont joint le projet. Le contexte, l'envergure du déploiement et ses ramifications ont imposé une grande compréhension aux acteurs impliqués.

Réalisations

Le concept initial du projet et sa portée première visaient le continuum d'oncologie avec une attention particulière à l'élaboration de fonctionnalités génériques suffisamment flexibles pour faire face aux défis de la diversité des clientèles. L'accomplissement des différentes étapes du projet a permis de transcender cet objectif puisque le déploiement de la grande majorité des fonctionnalités s'est fait à travers tous les secteurs des deux établissements en simultané. De plus, les CLSC en lien avec le CHRTR et le CHCM ont maintenant accès à une gamme étendue de type de résultats. Cet élargissement de diffusion du projet s'est fait naturellement considérant que les acquis de ces organisations comptaient déjà sur les systèmes qui ont servi de base aux développements de ce projet.

Les réalisations sont significativement plus importantes que celles exprimées au départ. Le nombre de fonctionnalités livrées a dépassé la liste révisée émise suite à l'analyse préliminaire qui avait marqué le démarrage des travaux de développement. De plus, l'envergure du déploiement s'est avérée plus importante que prévue initialement, principalement dû au fait que la pression exercée par les utilisateurs potentiels qui souhaitaient accéder rapidement aux outils développés, s'est fait sentir très significativement dans les organisations respectives. Des groupes d'utilisateurs qui n'étaient pas ciblés au moment de la définition du projet, ont fait maintes revendications pour accéder à plusieurs fonctions de suivi et de compilation des données critiques, notamment les pneumologues du CHRTR qui profitent depuis plusieurs mois des outils de planification et de suivi de leur clientèle en ambulatoire.

Les grands axes de réalisations qui impactent significativement sur la réalité du continuum de soins et services sont les suivants :

• Partage dynamique des informations
• Accès aux données critiques selon un canevas élargi faisant plus référence à un « maximal data set » qu'à un « minimal data set »
• L'exploitation du temps réel dans l'accès comme un levier à l'aide à la décision médico-clinique

Supporté par un index patient martre, le dépôt de données régional comme le système de gestion des services ambulatoires régional (rendez-vous), les informations relatives aux patients circulent sous la protection d'une mécanique serrée de gestion de la confidentialité.

Concrètement, les intervenants ont maintenant accès à un portail clinique intégré leur permettant de consulter l'information critique tel que les résultats de laboratoire, d'imagerie, le profil pharmaceutique de l'hôpital comme celui de la médication à domicile, les consultations, les rendez-vous et leurs détails cliniques et tout un ensemble éditable de données importantes pour le support des interventions des soignants : historique des diagnostics, des chirurgies, les allergies, les éléments sensibles en matière de vigilance, les ressources significatives, etc. Ces informations sont accessibles partout où le patient sollicite des soins dans la mesure où celui-ci a donné son consentement.

Les services de gestion du continuum en oncologie : le service d'oncologie ambulatoire du CHRTR et du CHCM, l'unité de chirurgie du CHCM ainsi que l'unité de soins médicaux spécialisés du CHRTR utilisent pour leur part, des fonctions avancées de gestion des activités cliniques : plan d'interventions individualisé multidisciplinaire, gestion de protocole et de cheminement clinique standardisé, plan d'intervention type, gestion des doubles interventions, plan de travail automatisé, profil d'administration médicamenteux pour ne nommer que ces groupes de fonctionnalités.

3.1 Objectifs atteints

Les objectifs du projet RIGIC étaient ambitieux et imposants considérant le peu d'antériorité sur lequel l'équipe pouvait prendre appui en matière de régionalisation d'accès dans le modèle québécois de soins et services. La gestion serrée des travaux en conciliation constante avec les objectifs a permis un bilan dès plus positif.

Pour mettre en relief, la portée des travaux et l'atteinte des objectifs, nous reprendrons chaque grand groupe de ceux-ci et en documenterons le degré d'achèvement. Notez que les objectifs en italiques sont ceux qui ont été rencontrés dans le cadre du projet. Les objectifs soulignés sont ceux qui n'ont pas été rencontrés ou seulement en partie dans le cadre du projet, nous en expliquons d'ailleurs les raisons. Les objectifs de RIGIC étaient de trois groupes complémentaires et stratégiquement indissociables

Objectifs d'ordre clinique

L'atteinte d'une efficacité accrue en tout ce qui touche l'administration des soins, en donnant aux intervenants médecins, infirmières, etc. des outils informatiques conviviaux leur permettant en tout temps

• d'inscrire, sous forme électronique, les données cliniques pertinentes au moment où elles sont obtenues;
• de consulter les données cliniques (résultats d'examens de laboratoires, etc.) nécessaires à l'administration optimale des soins

La mise en place du portail clinique accessible inter établissement constitue la pierre angulaire des réalisations du RIGIC. Les intervenants sont maintenant dotés d'une vue consolidée des informations critiques, ils peuvent dynamiquement éditer les informations qu'ils ont qualifiées d'incontournable dans le traitement des patients. Les composantes logicielles mises en place ont de plus la pleine capacité d'évoluer en fonction de l'évolution des pratiques et de l'appropriation grandissante des utilisateurs qui vient modifier et augmenter les besoins en matière de partage d'information;

• La planification et le suivi systématique du déroulement des épisodes de soins;
• L'articulation des continuums de services par une circulation efficace des informations cliniques ;
• Le raffinement des examens et des traitements prescrits, grâce à l'utilisation d'outils d'aide à la décision clinique ;
• La création de dépôts de données régionaux à des fins cliniques opérationnelles ;
• Un meilleur support à la pratique professionnelle avec des outils d'aide à la décision clinique;
• Une intégration complète de la prise en charge d'un patient à l'intérieur d'un épisode de soins et services ;
• Une intégration des informations provenant de sources multiples et disparates ;
• Un support à la gestion du plan d'intervention dans un continuum de services intégrés rejoignant tous les lieux de dispensation de services ;

La mise en place des infrastructures informationnelles régionales a permis de consolider les modes de communication inter établissements, de simplifier l'accès aux informations des usagers qui transitent entre différents lieux de dispensation de soins.

La décision médicale s'est trouvée supportée par une disponibilité fiable des données cliniques essentielles à la prise de décision éclairée. La standardisation des protocoles et cheminements cliniques multidisciplinaires s'est traduit à travers les systèmes comme amenant une plus value importante dans la cohésion des services offerts. La rétroaction sur ces standards étant aussi possible puisque les systèmes identifient et communiquent les écarts aux gestionnaires de cas, les intervenants sont mis à contribution à toutes les phases de création et de validation de contenu, constamment supportés par les données disponibles sur l'application de ces protocoles et cheminements cliniques standardisés.

Objectifs d'ordre social

• Le contrôle strict de l'accès aux informations sanitaires confidentielles, par l'implantation de mécanismes de sécurisation de leur accès;
  L'application d'un contrôle strict en matière de gestion de la confidentialité et de la protection de la vie privée s'est traduite par la mise en place de politique et procédures inter établissements dépassant la seule gestion des systèmes de stockage et de gestion informatisée de ces données.
  La définition des profils d'accès, des cadres gérant l'utilisation des systèmes, la rétroaction sur les mécanismes implantés sont autant de modalités de gestion de la confidentialité qui ont formé un tout cohérent afin de créer un équilibre juste et approprié entre la protection du citoyen et toute la légitimité avec laquelle il peut prétendre en matière d'accès à des services de santé de qualité.
• La détection de certaines tendances au niveau des populations, grâce à l'analyse des informations sanitaires contenues dans des bases de données globales;
  L'analyse des données contenues dans les dépôts créée dans le cadre du projet n'ont pu être amorcés dans le présent échéancier. La mise en place et l'opération nalisation des solutions ont été menées prioritairement afin d'assurer une alimentation riche des dépôts de données cliniques. Nous sommes confiants de voir cet objectif prendre forme en continuité de projet. À la lumière des efforts fournis aux étapes précédentes, nous sommes convaincus de la valeur et de la portée de ces informations. Les équipes des établissements impliqués sont d'ailleurs en pleine maîtrise du contenu et sont enthousiastes à l'idée de consolider l'exploitation de ces informations à des fins de recherche et de support stratégique à l'orientation des soins et services.

Objectifs d'ordre administratif et économique

• La constitution de dépôts de données intégrées facilitant les activités de recherche d'analyse et d'évaluation.
  Les dépôts de données sont constitués et gèrent des informations standardisées dans la mesure où ces informations sont gérées via des dictionnaires unifiés. Toutefois, l'exploitation de ces informations n'est pas amorcée puisque le rythme des déploiements n'a pas permis la mise en place des mécaniques permettant d'identifier les éléments à extraire et d'exploitation. Toutefois, toutes les infrastructures ont été mises en place pour le permettre dans un futur proche.
• La gestion plus efficace des ressources du système de soins de santé à l'aide d'outils de planification (des rendez-vous, des examens de laboratoire, etc.) ;
• L'optimisation de l'utilisation du temps dont disposent les intervenants, grâce principalement à l'accès en temps réel aux données cliniques.
  Nombre d'observations et de commentaires ainsi que l'essence du rapport d'évaluation démontrent significativement combien à ce stade précoce d'appropriation (la dernière livraison est en place depuis peu de mois) les impacts sur les services sont nombreux et positifs. Les intervenants ont accès sans tracas aux données qui avant demandaient l'effort d'une recherche à travers différents services et ce inter établissements dans bien des cas.

3.2 Réussites additionnelles

Nous considérons que le projet RIGIC compte plusieurs réussites que le plan initial de projet ne mettait pas en relief comme partie prenante des résultats attendus. Que ce soit un impact positif émergent de la mise en place de la solution ou l'envergure significativement plus grande d'une réussite identifiée, RIGIC a changé définitivement la façon de dispenser les soins et services en Mauricie, et ce pour l'ensemble des établissements concernés.

Ainsi malgré un rythme des plus exigeants considérant les éléments de changement introduits, la progression rapide en matière d'acceptation du changement et d'appropriation des outils par les utilisateurs constitue une réussite importante. L'intégration à la pratique courante des outils développés compte aussi parmi les réussites qui n'avaient pas fait l'objet de prédiction concrète. La plus grande surprise en matière de réussite est très certainement l'élargissement réussi du déploiement de la solution RIGIC à un large ensemble d'utilisateurs à travers un continuum élargi touchant toutes les clientèles en soins aigus et ambulatoire desservies par le CHRTR et le CHCM.

3.3 Objectifs ratés

L'actualisation de certaines des interfaces demandant la contribution de vendeurs externes au projet demeure un élément en progression lente. En effet, la synchronisation des priorités entre ces fournisseurs externes et les équipes de travail du projet a nécessité une attention et des efforts constants sans apporter sa part de résultat concret. Les travaux se poursuivront malgré la fin du projet afin de mettre en fonction ces liens d'intégration qui viendront enrichir le contenu partageable. Nous espérons des résultats à court terme, toutefois, nous devons faire un humble constat d'échec en ce qui a trait au respect des échéanciers préalablement définis.

3.4 Documentation et matériel générés

Nom du document/Matériel	Description	Référence
Rapports finaux	Selon les lignes directrices émises par Santé-Canda : Rapport final - Santé Canada Rapport d'évaluation - GRIS Rapport financier Rapport du vérificateur externe	Documents « papier » joints. Copie électronique sur CD répertoire « rapports »
Applications logicielles impliquées	Index Patient Maître Dépôt de données cliniques Système de requêtes et résultats Système de plan de soins Système de rendez-vous Engin d'interfaces Système d'accueil et d'inscription	Médilndex MédiData MédiRésult MédiPlan MédiVisit MédiConnect MédiPatient
Guides d'utilisation :	Pour les logiciels impliqués	Seront fournis sur demande avec entente de confidentialité préalable.
Guides de formation :	Pour les logiciels impliqués	Seront fournis sur demande avec entente de confidentialité préalable.
Vidéo de démonstration	Outils de formation et de diffusion d'information sur les nouvelles fonctionnalités	Copie électronique sur CD répertoire « Exécutables»
Confidentialité et vie privée	Politique d'accès inter-hospitalier à l'information Formulaire de consentement Procédure d'accès Procédure de journalisation	Copie électronique sur CD répertoire « Sécurité et confidentialité»
Contrats types (avec les fournisseurs)	Mandat de la firme AGTI sur le repositionnement de projet; Contrat sur les logiciels et services professionnels avec la firme Médisolution; Contrat avec le Groupe de Recherche Interdisciplinaire en santé GRIS sur l'évaluation.	Documents « papier » joints. Copie électronique sur CD répertoire « Autres documents»

4.0 Répercussions principales

La définition de RIGIC : réseau intégré de gestion de l'information clinique prend tout son sens lorsque nous examinons les répercussions du projet sur la région et sur la communauté. Région riche en innovation, la Mauricie marque le pas en matière de régionalisation des services et sa vision se traduit aussi clairement dans les infrastructures informationnelles qu'elle met en place. Le concept est concrétisé à travers une série de systèmes qui se sont dessinés en fonction des besoins actuels et anticipés des milieux impliqués.

Stratégiquement, les solutions sont pleinement adaptables afin d'être en mesure de traverser le temps. De par leur nature même, ces solutions exigent en contre partie, une plus grande clarté en matière de vision et de contenu. De nouvelles expertises sont alors requises pour faire en sorte que l'évolution des systèmes soit positionnée correctement c'est-à-dire en support à l'évolution des stratégies organisationnelles et des besoins des équipes de soignants.

La clientèle qui transite maintenant entre le CHRTR et le CHCM côtoie une équipe soignante qui connaît le détail critique pertinent à leur prestation de soins et services, l'usager est mieux servi, mieux guidé et reçoit des soins de qualité dans des délais les meilleurs. L'accès à un agenda patient unique des rendez-vous en ambulatoire assure une coordination inégalée des services et des soins impliquant un large groupe d'intervenants spécialisés.

4.1 Répercussions sur les ressources humaines

Les ressources impliqués quotidiennement dans le projet ont vu leur compréhension se raffiner au fil du temps, enrichie par l'apport des échanges multi-disciplinaires : clinique, administratif, technologique. Chacun ayant une contribution active dans toutes les étapes de mise en oeuvre du projet.

Aussi, le phénomène des « héros » (expertise sur un seul homme) justifie l'importance de la gestion du transfert de l'expertise afin qu'il n'en résulte une fragilisation de l'organisation. Le même phénomène est également présent dans les établissements (élites = héros). La pression de performance est répartie uniquement sur quelques individus. Toutefois, la stratégie d'une équipe restreinte de gestion opérationnelle du projet a garantit une vision consolidée et complète des enjeux qui ont jalonné le projet permettant aux individus en décision, d'intervenir rapidement pour corriger toute dérogation par rapport au résultat attendu. Le transfert d'expertise devient vite dans ce contexte, un élément clé pour déployer au même rythme, tant les systèmes que la vision qui supporte ce déploiement.

Naturellement la gestion du changement a constitué et constitue encore à ce jour, un enjeu très présent. Force nous est de constater que les participants au projet ont développé une expertise qui est très précieuse. Considérant le peu de projets qui ont cette ampleur en terme de déploiement tant au niveau du nombre d'organisation qu'au niveau des fonctionnalités implantées, les compétences développées au cours du projet sont appelées à être à nouveau solliciter dans le cadre soit d'autres projets d'informatisation soit pour le déploiement élargi des solutions mises en place, dans d'autres services ou établissements de la région.

4.2 Vie privée et protection des renseignements personnels

L'arrivée du projet RIGIC a fait prendre conscience aux professionnels de l'importance de protéger les renseignements personnels, compte tenu de la facilité avec laquelle ils pouvaient y avoir accès, une fois la barrière des codes d'accès et des mots de passe franchie. L'importance de la mise en place de mesure de contrôle de l'accès (élaboration de profils d'accès) de la circulation et de mesures de journalisation permettant de retracer les consultations non pertinentes est également apparue comme prioritaire. Par ailleurs, les professionnels considèrent que les bénéfices d'un meilleur accès à l'information dépassent largement les risques liés à un éventuel bris de confidentialité.

Afin de se conformer à ce cadre législatif, le projet RIGIC s'est doté de politiques permettant d'obtenir et de gérer le consentement de l'usager à la libre circulation électronique de l'information clinique le concernant, entre les établissements qu'il fréquente. Afin de permettre aux intervenants d'un établissement d'avoir accès aux données colligées dans le dépôt de données cliniques, l'usager doit signer un formulaire à cette fin; formulaire l'informant des données disponibles des établissements pouvant y avoir accès et sur lequel il choisit la période pour laquelle il autorise la consultation de ces informations.

Quoique ce processus semble relativement simple, il requiert de fournir aux usagers des explications qui leur semblent parfois superflues dans un contexte, où pour l'usager, il est logique que les intervenants aient accès aux informations dont ils ont besoin pour son suivi médical quel que soit l'endroit où ces intervenants se trouvent lorsqu'ils le rencontrent.

Pour soutenir cette nouvelle approche, de nouvelles politiques et procédures ont dû être élaborées afin de diffuser les conduites attendues et d'encadrer les nouvelles pratiques auxquelles ont conduit la mise en place du projet. À ce titre, nous faisons référence aux politiques et procédures suivantes :

• Politique de protection des renseignements personnels
• Politique de sécurité: gestion de l'accès aux actifs informationnels
• Politique d'accès inter hospitalier à l'information
• Formulaire de consentement à l'accès inter hospitalier à l'information
• Procédure de journalisation.

Un système de gestion du consentement exige que le patient ait fourni une autorisation écrite donc un formulaire de consentement à l'accès inter hospitalier à l'information en format papier a été élaboré. La version papier du formulaire est signée par le patient et acheminée aux archives pour inclusion à son dossier médical, dans l'établissement où l'usager l'a signé. La signature de ce formulaire permet d'activer la fonction électronique permettant l'accès aux informations désirées.

Jusqu'à ce jour, aucun patient n'a refusé de donner son consentement.
Par ailleurs, nous avons prévu évaluer après six mois de mise en fonction, suite à la fermeture du projet, le niveau de conformité aux règles de fonctionnement ainsi que les répercussions sur la protection des renseignements personnels.

Un comparatif du nombre de plaintes reçues concernant le non-respect de la confidentialité pourra nous permettre de mesurer les répercussions de la mise en oeuvre du projet sur le respect de la confidentialité. Les processus de journalisation permettront également d'évaluer la pertinence de revoir les profils d'accès, à la lumière des accès non autorisés ou non pertinents effectués.

La constitution d'un dossier électronique nécessite une réforme de la notion de responsabilité de garde et de protection aujourd'hui assumée par chaque établissement. Le CHRTR a participé à la rédaction du mémoire de la Société Québécoise d'Informatique Biomédicale et de la Santé relative à la réforme de l'accès à l'information. La mise en oeuvre du projet nous a permis de constater pratiquement quels sont les changements législatifs requis, afin de permettre au réseau de la santé et des services sociaux d'atteindre ses objectifs de continuité et de complémentarité de services.

RIGIC change définitivement la façon de dispenser les soins et services en Mauricie. Par ailleurs, une meilleure accessibilité de l'information ne doit pas compromettre la sécurité des informations critiques. Toutefois, celle-ci engendre inévitablement une réorganisation des pratiques qui devra faire l'objet d'un consensus et générer de nouveaux modes de collaboration entre partenaires du réseau.

Somme toute, dans le cadre du projet RIGIC, l'expérience vécue par les deux établissements CHRTR et CHCM, a fait émerger la mise en place de mécanismes régionaux afin de maintenir l'intégrité des nouveaux processus mis en oeuvre lors de l'expérimentation.

4.3 Leçons apprises

Un projet aussi intense est riche en enseignement et à bien des niveaux, nous identifions les éléments suivants comme faisant parties des leçons les plus importantes

• La gestion du changement constitue une clé primordiale de succès. Même si cette affirmation est utilisée à toutes les sauces, nous avons expérimenté au quotidien combien la gestion du changement demeure une préoccupation qui peut rapidement faire basculer les meilleures solutions logicielles. Chaque nouvelle étape devait être dimensionnée en fonction des impacts sur les activités opérationnelles et de la capacité du milieu à faire évoluer la pratique en fonction de nouveaux outils. La revue de processus, l'établissement des stratégies de transition, l'implication des utilisateurs, le support au démarrage, la rétroaction suite à l'expérimentation nous ont permis de réussir.
• Les différentes livraisons qui ont jalonné le projet ont été dimensionnées et maintenues avec l'appui des utilisateurs. La définition clair des objectifs attendus a constamment servi de phare qui a éclairé les décisions des gestionnaires du projet lorsqu'une orientation stratégique devait être prise. La capacité de ceux-ci de préserver les objectifs initiaux et de si référer au besoin a permis au projet de prendre son ampleur et de s'imposer en toute légitimité.
• La criticité de la synergie des partenaires consolidée vers des objectifs communs constitue assurément le levier porteur de ce projet. Tant au moment de la définition, de l'analyse de besoins qu'à chaque étape de réalisation, les partenaires impliqués n'ont ménagé aucun effort pour arriver à des résultats positifs. Les intervenants ont établi un modèle de collaboration qui concrétise la véritable définition de partenariat présents et réunis à chacune des étapes, les partenaires ont mis en commun leurs efforts pour assurer l'opération nalisation des solutions informationnelles. Les expertises, en complémentarité, ont soudé les individus dans l'atteinte des objectifs.
• L'importance des communications n'est pas un secret pour personne quand on parle de mise en place de projet de dossier patient électronique partageable tel que nous l'avons actualisé en Mauricie. Nous avons été toutefois trop souvent rattrapés par ces impératifs qui malheureusement nous avons négligé faute de temps et d'effectifs. Pourtant, chaque fois où nous prenions des distances face à ces activités d'information, de gestion des attentes, de transfert d'expertise et de compréhension, nous étions vite rattrapés par la crise que notre inaction ne manquait pas de créer. Toutes ses énergies à consolider les visions et perceptions des groupes impliqués nous amènent aujourd'hui à penser que nous nous assurerons dans l'avenir à provisionner spécifiquement cette portion stratégique de tout projet d'informatisation.
• La force des compétences complémentaires demeure l'apprentissage le plus riche que nous aura apporté RIGIC. La diversité des acteurs impliqués s'est fait sentir dès les premiers travaux. Par ailleurs, l'apport de chacun est venu garantir une meilleure compréhension des enjeux organisationnels qui émergent au fil des réalisations du projet et a permis de résoudre sans heurt, les problématiques qui jalonnent tout projet d'envergure. Le transfert de connaissance a permis aux intervenants impliqués de saisir la portée et le rôle quotidien que chaque ressource devait maintenir malgré la progression des travaux. Les soins et services à dispenser demeurant prioritaires, la contribution des individus devient incontournable pour la définition des solutions à appliquer.
• La mise en place de solutions à haut niveau de criticité pour les activités cliniques nécessite une révision des modalités de support technologique tant au niveau des installations (redondance, mode de recouvrement de données etc.) mais aussi et surtout au niveau de la disponibilité de support aux utilisateurs. Le service d'informatique doit dès lors être accessible pour une intervention rapide : 24 heures sur 24, 7 jours par semaine. Cette nouvelle réalité demande un ajustement rapide et une revue des processus d'intervention de l'équipe informatique ainsi

5.0 L'avenir

5.1 L'avenir du projet

Ce projet pilote est le reflet de la vision régionale en matière de technologies de l'information pour supporter la prestation de services dans la perspective d'un continuum et d'un réseau de services intégrés à la population.

5.2 La pérennité du projet

Avec les changements importants que vit le réseau de la santé et des services sociaux au Québec et la mise en place des réseaux locaux de santé et de services sociaux, l'accessibilité et la continuité des services sont largement dépendantes de la disponibilité de l'information, au moment opportun, entre les différents producteurs.

Par sa concrétisation et sa grande réussite, le projet RIGIC est par conséquent le projet porteur en technologie de l'information pour la région de la Mauricie et du Centre-du­Québec et l'ensemble de ses futurs réseaux locaux.

Le projet RIGIC, dans sa portée régionale, est une priorité pour L'Agence SSSS Mauricie & Centre-du­Québec de santé et de services sociaux de la Mauricie et du Centre-du­Québec et l'ensemble des établissements de la région. Dans cette perspective, elle déposera un projet au MSSS visant le développement d'un système intégré de création, d'entreposage et d'échanges de données sanitaires sécurisées capables de supporter son modèle d'organisation des réseaux locaux de services.

Les obstacles à la pérennité

Certains enjeux peuvent faire obstacle à la pérennité. En effet, l'assurance d'un financement récurrent et la mise en place de conditions gagnantes liées à la gestion de changement et aux mécanismes d'appropriation par les utilisateurs sont des facteurs essentiels à l'intégration des technologies dans le cadre des activités régulières de la prestation de service.

Les résultats de l'expérimentation devront être mis à profit pour assurer la transition entre le projet et l'intégration dans tous les milieux. Conséquemment à cette intégration, le niveau de c riticité devient majeur. Donc, l'environnement technologique devra être en mesure d'offrir un haut niveau de disponibilité et de sécurité pour les professionnels de la santé et les usagers.

5.3 La vision

Le projet RIGIC s'inscrit dans la vision globale de la région de la Mauricie et du Centre-du­Québec à l'égard des technologies de l'information pour supporter la prestation de services dans une perspective d'un continuum et d'un réseau de services intégrés à la population.

II vise à doter l'ensemble de la région de la Mauricie et du Centre-du­Québec d'une infrastructure et d'une infostructure informatisées lui permettant de mettre en place des solutions intégrées de partage et d'échange d'information sur les soins dispensés à la clientèle de sa région afin d'offrir des services de meilleure qualité et de supporter l'ensemble des intervenants du réseau socio-sanitaire dans la dispensation de services.

Le déploiement du projet RIGIC fournira des outils informatisés intégrés de gestion de l'information et d'outils d'aide à la prise de décision pour les intervenants du réseau socio-sanitaire.

La régionalisation de la solution RIGIC adresse les enjeux des types de clientèles et services diversifiés ainsi les exercices de consolidation viseront à moduler et ajuster le contenu tout autant qu'à faire évoluer certaines fonctions pour assurer ce déploiement élargi.

Le projet RIGIC sera pour ainsi dire, une plate-forme générique régionale d'échange et de partage d'information.

Les travaux d'analyse et d'élargissement du déploiement RIGIC sont amorcés. Les établissements de la région ont reconnu le potentiel et l'impact global des plus positifs de cette infostructure.

5.4 La planification du déploiement régional

Les étapes subséquentes au projet RIGIC feront l'objet d'une consultation auprès des partenaires pour s'assurer d'une vision et compréhension commune de la partie du projet régional. L'élaboration du manuel d'organisation de projet sera l'outil privilégié pour supporter la consultation. Celui-ci définira les éléments déterminants dans le cadre de la réalisation d'un projet.

La gouvernance et le leadership étant assuré par L'Agence SSSS Mauricie & Centre-du-Québec des services de santé et des services sociaux, plusieurs aspects ont déjà été pris en compte afin de planifier le déploiement tel l'identification des diverses sources de financement soit :

• L'Inforoute Santé Canada;
• Le ministère de la Santé et des Services sociaux;
• Le fonds régional en technologie de l'information;
• Les réseaux locaux et les établissements de santé;
• Les partenariats avec le privé.

Enfin, la vision régionale en Mauricie et Centre-du­Québec tient compte de la dynamique du réseau de la santé, des besoins des utilisateurs et de l'organisation des services de santé. C'est donc pour répondre à ces besoins que l'Agence SSSS Mauricie & Centre-du­Québec des services de santé et des services sociaux et les partenaires du réseau entendent déployer tous leurs efforts nécessaires pour obtenir les conditions de réalisation.

6.0 Communications

Méthodes ou outils	Date	Description sommaire	Document annexé
Conférences	02/01/21 02/01 02/02/08 02/04/09 02/04/25 02/06/17	Participation aux ateliers PPICS regroupant les promoteurs québécois Deux rencontres : comité préparatoire au projet CHCM /CHRTR Comité préparatoire CHCM /CHRTR /RRSSS Comité de pilotage (12 rencontres) : février 2002 à juin 2002 Comité de gestion opérationnelle (23 réunions formelles) février 2002 à décembre 2003 Comité de développement (27 réunions) février 2002 - juin 2003 Comité portant sur la gestion du consentement (5) mai à décembre 2002 Audit de Santé Canada (vérification des travaux en cours) Rencontre du comité aviseur (incluant Drummondville et Arthabaska) Rencontres du comité de direction régionale (5) : avril 2002 -janvier 2004 Rencontre avec les directeurs CHCM /CHRTR /MédiSolution	Copie électronique sur CD répertoire « Présentations »
Événements médiatiques	02/02/14 02/02/25	Lancement du projet pour les intervenants CHRTR et CHCM Conférence de presse pour le lancement du projet aux intervenants hospitaliers et à la population	Copie électronique sur CD répertoire « Présentations »
Publications	00/06/29 01/11/30 02/05/16 02/10/29 02/11/01 03/05/21 03/08/08 03/09/01 03/08/01 03/10/01	Parution dans le journal d'établissement « CHRTR maintenant » Parution dans le journal d'établissement « CHRTR maintenant » Parution dans le journal d'établissement « CHRTR maintenant » Description du projet dans cahier « Informatique-Santé » de l'AHQ Parution dans la revue « Le réseau informatique » Parution d'un article dans la revue « L'Actualité médicale » Parution dans le journal d'établissement « CHRTR maintenant » Parution d'un article dans la revue « Canadian Healtcare Technology » Parution d'un article dans « Artère » de l'AHQ Document descriptif du projet pour la SoQibs	Copie électronique sur CD répertoire « Articles de presse »
Portes ouvertes Marketing/ publicité	02/09/24 02/10/29 02/12/05 02/12/09 03/01/30 03/02/07 03/02/21 03/03/12 03/03/14 03/03/27 03/05/12 03/06/10 03/09/08 03/09/12 03/09/25 03/10/30 03/11/19 03/12/05 04/01/16	Présentation au comité régional de lutte contre le cancer Présentation au colloque de l'AHQ, salon informatique Présentation à un représentant du MSSS Présentation au comité de direction du CHRTR Présentation aux représentants de Santé Canada Présentation du projet aux membres de l'AGIRS Présentation aux représentants du CHUQ (centres affiliés) Présentation aux membres du CMDP du CHRTR Présentation à l'Hôtel-Dieu de Lévis Présentation aux représentants du MSSS et groupes de médecine familiale Présentation à la SoQibs à Drummondville Participation Ateliers Inforoute Présentation du projet à la régie régionale de Québec (GMF) Présentation à l'équipe de direction de MédiSolution Présentation aux représentants du centre hospitalier Charles Lemoyne Visite d'une délégation chinoise; présentation de RIGIC Présentation à l'Hôpital Sainte-Croix de Drummondville Présentation du projet final au MSSS, RSSSS, CHRTR, MédiSolution Présentation du contenu du projet aux directeurs généraux, RSSSS	Copie électronique sur CD répertoire « Présentations »

7.0 Conclusion

L'adhésion des intervenants et l'impact positif sur la clientèle s'expliquent par les acquis qui ont servi de base à l'exécution de ce projet

• Le niveau d'informatisation déjà en place et l'expérience de concertation fructueuse lors de la mise en place des systèmes de laboratoire dans la région de la Mauricie
• L'expertise et le dévouement des ressources technologiques des établissements qui ont supporté les changements majeurs qu'exigeaient le projet et ce, à un rythme particulièrement exigeant
• La maturité des systèmes impliqués qui ont permis d'asseoir les développements sur des valeurs sûres en ce qui concerne l'ergonomie, l'architecture, la gestion de la sécurité. L'exposition de ces systèmes à la réalité des utilisateurs (les systèmes MédiPlan et MédiRésult sont installés dans plus de 50 établissements au Québec principalement) a profité au projet. L'ensemble a été optimisé, enrichi mais la base étant solide et l'expérimentation l'a démontré : les apprentissages ont été faciles, la transition, rapide et les résultats, positifs.

La mise en place de RIGIC constitue une étape importante et particulièrement critique qui trace la voie à la régionalisation de l'accès aux informations cliniques et au support des services inter établissements. Le patient au coeur des interventions du réseau, pour une première fois forme un tout avec son histoire de santé et peut aspirer à des soins contextés et optimaux. Le futur devra être marqué par l'évolution de ces solutions pour enrichir le contenu, son cadre d'application et l'agrandissement du réseau intégré supporté par les systèmes mis en place. Le défi : maintenir le momentum du changement, répondre aux besoins grandissants et crées par le projet (les besoins évoluent en fonction de l'évolution des utilisateurs qui aspirent à d'autres bénéfices et à une suite au déploiement) autant que consolider les actifs pour permettre de poursuivre.

Les ressources humaines impliquées ont vu leur expertise grandir tout au long du projet, souvent le manque d'exemple d'implantation du même type ailleurs s'est traduit par une plus grande exposition au risque et une certaine « solitude ». Les intervenants se sont positionnés et impliqués à fond en portant le poids « des premières fois » avec une confiance indéfectible. Cette contribution personnelle de chacun a significativement apporté au projet. L'intérêt de partager cette expérience est très présente et surtout, nous sommes prêts pour la suite.